Wir sprechen von Webdesignern, Unternehmensberatern, Marketingleuten, Autoren und so weiter. Also Selbstständige, die oft ein Kleinunternehmen führen. Damit das so bleibt, nach Möglichkeit besser wird, sollte das Angebotsschreiben den geforderten Standards, auch formalrechtlich entsprechen. Das eine oder andere Angebotsschreiben könnte vielleicht optimiert werden. Die Dienstleister aus dem Kreativbereich wissen, worauf es ankommt, wenn das Layout ästhetisch und dem Zweck angemessen sein soll. Die Autoren kennen die inhaltlichen Vorgaben und die geforderten rechtlichen Rahmenbedingungen. Tragen wir mal die wichtigsten Essentials für Angebotsschreiben Dienstleistung als Leitfaden für alle zusammen.
Wichtige Kriterien für Angebotsschreiben Dienstleistung
Ein Angebotsschreiben ist ein Geschäftsbrief. Das Handelsgesetzbuch hat genau definiert wie ein Geschäftsbrief auszusehen hat. Die genauen Erläuterungen dazu sind auch in der DIN-Norm 5008 zusammengefasst. So müssen Kontaktdaten (Adressat und Absender) nicht nur stimmen, sondern auch gut zu erkennen und zuordenbar sein – ein gelungenes Layout kann diesen Punkt maßgeblich unterstützen. In der DIN-Norm 5008 wird exemplarisch beschrieben, wie ein Geschäftsbrief aufgebaut sein soll: Wo Absender- und Empfängerdaten wie und in welcher Form hingehören. Betreff und Anlagenvermerk sind fett. Wo der Verteilervermerk steht, usw.
Zu den Mindestanforderungen von Geschäftsbriefen gehört es, die Rechtsform des Unternehmens anzugeben. Das ist wichtig, weil jede Rechtsform Aufschluss über Merkmale des Unternehmens gibt. Außerdem wird durch die Rechtsform festgelegt, wer betriebswirtschaftlich die Verantwortung für das Unternehmen trägt. Die Rechtsform des Unternehmens muss immer gut sichtbar sein, egal ob im Brief, im Fax oder im Internet. Weitere Details findest du am Ende des Artikels.
Angebotsschreiben für Dienstleistungen müssen außerdem die Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer berücksichtigen. Das meiste davon ergibt sich schon aus den Anforderungen an Geschäftsbriefe. Dennoch sind dort einige bürokratische Schmankerl enthalten. So muss z.B. angegeben werden:
Falls eine Berufshaftpflichtversicherung besteht, Angaben zu dieser, insbesondere den Namen und die Anschrift des Versicherers und den räumlichen Geltungsbereich.
Angebotsschreiben sind keine Aufzählung von Fakten
Jede Dienstleistung sollte klar und deutlich auf den ersten Blick erkennbar sein – am besten in der Betreffzeile. Nach Möglichkeit Angebote so formulieren und so argumentieren, dass sich der Auftraggeber aus dem Schreiben schon seine wichtigsten Fragen selbst beantworten kann. Deshalb ausdrücklich auf die Anforderungen, den Nutzen und die Ziele des Auftraggebers eingehen. Über den möglichen Auftraggeber schon im Voraus gut informiert zu sein, ist ratsam. Dann kannst du bereits im Vorfeld ganz konkrete Lösungsvorschläge machen und Strategien entwickeln. Aber Vorsicht! Nicht zu viel preisgeben, nur Eckpunkte nennen. Üblich ist ein Exposé zu schreiben. Unbedingt Ziele und Erwartungen des Auftraggebers kennen und darauf reagieren. Es könnte sein, dass du vorausschauend Bedürfnisse und Probleme des Unternehmens erkennst. Gut für den Auftraggeber und gut für dich!
Design: Weniger ist oft mehr
Profis neigen zu Minimallösungen – so erscheint es manchmal dem Laien. Das Interessante liegt oft im Detail: Klare Strukturen, Farben und Schrift, die zum Dienstleister und zum Zweck passen. Elemente, die ihre Wirkung im Ganzen entfalten. Gerade Nichtprofis überladen gerne ihre Layouts. Manchmal bringt es der richtige Eyecatcher. Manchmal hilft nur noch ein Fachmann.
Fachbegriffe und Fremdwörter meiden
Es ist immer von Vorteil, wenn der andere versteht, worüber du sprichst. Das erleichtert die Kommunikation und schafft schnell Vertrauen. Das betrifft den persönlichen Kontakt genauso wie das schriftliche Angebot. Texte sind attraktiver, wenn sie schnell zu lesen und zu erfassen sind. Sind Fachbegriffe und Fremdwörter unbedingt notwendig, diese gleich erklären. Abkürzungen dazu und überhaupt nur spärlich verwenden.
Kalkulation, Preis und Zahlung
Eines der unangenehmsten Themen für viele Dienstleister. Denn auch gute Vorschläge fallen mit dem falschen Preis schnell beim Interessenten durch. Ein zu niedriges Honorar macht dich unglücklich und schadet deinem Ansehen. Bei einem zu teuren Angebot springt der Auftraggeber womöglich ab. Wie hoch der Preis für die Leistung letztlich ist, hängt auch davon ab, für welche Form des Honorars du dich entscheidest: Nimmst du einen Festpreis oder einen Stundensatz, oder eine Kombination aus beidem. Zu bedenken ist, zu wie vielen Änderungswünschen es kommen könnte. Dafür gibt es viele Gründe und Anlässe. Die Kunst ist, diese vorher zu erkennen. Es gibt Leute, die hören auf ihr Baugefühl und fahren damit sehr gut.
Höhere Kosten werden vom Auftraggeber manchmal eher akzeptiert, wenn die zu zahlenden Leistungen sehr detailliert aufgelistet werden. Besonders an den Punkten solltest du so vorgehen, wo du schon abschätzen kannst, dass mögliche Änderungswünsche auf dich zukommen.
Eine leidvolle Erfahrung ist, dass der Auftraggeber nicht zahlt. Deshalb unbedingt Fristen für Zahlungen setzen und eine Anzahlung zu Beginn der Arbeit/des Projektes vereinbaren. Es sollte selbstverständlich sein, alle Vereinbarungen schriftlich festzuhalten. Nur so kannst du Streit einigermaßen zuverlässig vermeiden.
Mehrwertsteuer
Immer wieder für Unklarheit sorgt die Frage nach der Mehrwertsteuer im Angebot. Wir haben die Frage ausführlich beantwortet, ob man Mehrwertsteuer im Angebot ausweisen muss.
Nutzungsrechte, kein unproblematisches Thema
Alle Arbeiten, die urheberrechtlich geschützt sind, wie Design und Texte, dürfen in Deutschland nicht verkauft werden. Das ist der Grund dafür, dass dem Auftragsgeber ein „Nutzungsrecht“ eingeräumt wird. Damit kann die Nutzung zeitlich und räumlich eingeschränkt werden. Das ist wichtig und gängig in den Fällen, wo Künstler beispielsweise Bildmaterial über ihre Exponate den Medien zur Verfügung stellen. In letzter Zeit haben Autoren mit bestimmten Verlagen Probleme. Denn die Medien verlangen manchmal, dass die Autoren alle Rechte an ihren Publikationen abtreten. Die Gewerkschaften sprechen von Knebelverträgen, weil jede weitere Nutzung des Artikels vom Verlag zustimmungslos und nicht honoriert verwendet werden darf. Verhandlungen über Nutzungsrechte müssen unbedingt geführt und schriftlich fixiert werden. Wer sich mit Dienstleistungen und Nutzungsrechten nicht gut auskennt, unbedingt informieren.
Fristen und Termine einhalten
Wer Interesse an Aufträgen bei einem Auftraggeber hat, sollte rechtzeitig für sehr klare und saubere Verhältnisse sorgen. Dazu gehört: Leistungen, Termine und Fristen unmissverständlich zu formulieren und diese schriftlich im Angebotsschreiben für deine Dienstleistung festhalten. Eine klare Haltung kann viel Anerkennung bringen. Vor allem aber kannst du damit Streit und Schwierigkeiten vermeiden.
Angaben zur Firma – was im Geschäftsbrief stehen soll
Eine Einzelfirma ist das Unternehmen einer einzelnen Person. Sie haftet für sich selbst und sollte in Geschäftsbriefen Vor- und Nachnamen sowie die gesamte Adresse angeben.
Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (kurz: GbR), gibt es mehrere Personen, die verantwortlich sind. In Geschäftsbriefen/Angebotsschreiben reicht es aus, alle Namen der Gesellschafter sowie die Firmenadresse anzugeben.
Etwas komplizierter ist es bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (kurz: GmbH). Bei Geschäftsbriefen muss gemäß Eintrag im Handelsregister alles genannt werden, was auch dort steht. Firmenname, Rechtsform, Adresse/Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer, Geschäftsführer und wenn vorhanden alle Aufsichtsratsvorsitzenden.
Bei der Unternehmensgesellschaft (kurz: UG) (haftungsbeschränkt) verhält es sich genauso wie bei der GmbH.