Aufgabenverwaltung: mit Trello in wenigen Schritten zu mehr Produktivität

Die selbständige Tätigkeit bringt einerseits Freiheit, andererseits auch eine besondere Verantwortung mit sich. Wir alle müssen jeden Tag zahlreiche Aufgaben bewältigen. Eine funktionsfähige Aufgabenverwaltung zu haben, ist für die Arbeit als Selbständiger essenziell.

In den letzten Jahren habe ich meine Aufgaben mit Hilfe diverser Tools verwaltet. Mit mittelmäßigem Erfolg, wie ich fand. Vieles hat gut funktioniert, aber irgendwo gab es immer Ecken und Kanten, die einen reibungslosen Arbeitsablauf behinderten.

Seit einigen Wochen habe ich nun einen Workflow im Einsatz, der funktioniert. Was heißt das?

1. Die Aufgaben werden erledigt.
2. Es bleibt nichts liegen.
3. Es macht mir Spaß, meine Aktivitäten damit zu verwalten.

Für mich ist das ein großer Fortschritt. Ich behaupte nicht, dass diese Arbeitsweise die perfekte Lösung für jeden ist. Aber ich hoffe, dass Du zumindest Anregungen für Deine eigene Aufgabenverwaltung aus meiner Schilderung ziehen kannst. Und wenn Du mit Deiner aktuellen Vorgehensweise unzufrieden bist, probiere es doch einfach mal aus.

Einrichtung

Ich verwalte meine Aktivitäten mit Trello; auf dem Desktop per Browser, was wahrscheinlich 95% meiner Nutzung ausmacht, unterwegs per App. Letztere gibt es für Android und für iOS. Die Benutzeroberflächen sind jeweils durchdacht und lassen sich angenehm bedienen.

Trello strukturiert Aufgaben in der folgenden Hierarchie:

• Boards
• Listen
• Karten

Brett

Lege ein neues Board an und gib ihm einen Namen wie z.B. „Aufgaben“. Natürlich kannst Du auch etwas Kreativeres verwenden. Ein Board enthält verschiedene Listen, die einzelne Aufgaben in Form von Karten aufnehmen.

Listen

Jetzt legst Du sieben Listen an:

1. Überblick
2. Eingangskorb
3. Heute
4. Erledigt
5. Diese Woche
6. Später
7. Wartet auf…

Die Liste mit dem Namen „Überblick“ ist anders als die anderen und nimmt Deine wichtigsten „Baustellen“ und Ziele auf. Ich habe hier fünf Einträge drin stehen: einen für Persönliches und vier für berufliche Ziele. Das sind langfristige Ziele, die nicht trivial zu erledigen oder zu erreichen sind. Deine aktiven Webdesign- oder Webentwicklungsprojekte sind hier ebenfalls gut aufgehoben. Die Einträge im Überblick dienen als Kategorien, denen später einzelne Todos zugeordnet werden, um im alltäglichen Chaos das Ziel am Horizont nicht aus den Augen zu verlieren.

Du legst also für die vier bis sieben wichtigsten Themen in Deinem Leben jeweils eine Karte an. Das könnte sein: Geschäft, Persönlich, <Projekt 1>, <Projekt 2>, Wartung etc. Es sollten nicht mehr als sieben und nur wichtige Themen sein, um tatsächlich den Überblick zu behalten.

Dann klickst Du auf die erste Karte. Dadurch wird die Karte umgedreht und diverse Details werden zugänglich. Klicke auf „Label“ und wähle eine Farbe für das Thema. Das wiederholst Du für die anderen Themenkomplexe. Alternativ kannst Du mit der Maus über die Karte in der Liste fahren, die Taste „L“ und anschließend die gewünschte Ziffer drücken.

Aufgaben

Neue Aufgaben kommen grundsätzlich zuerst in den Eingangskorb. Einzige Ausnahme: es ist sofort und *ohne nachzudenken* klar, dass Du sie noch am selben Tag erledigen willst oder musst („Ich muss heute noch unbedingt …“). Im Normalfall wirfst Du neue Aufgaben in den Eingangskorb und denkst bei der nächsten Planung darüber nach, wann sie zu erledigen ist. Diese Aufteilung in Sammeln und Planen sorgt für eine Entlastung des Gehirns und eine bessere Planung.

Die Aufgabenverwaltung

Zu Beginn eines jeden Arbeitstags schaue ich den Eingangskorb durch und verteile alle Karten auf die anderen Listen. Nach „Heute“ kommen alle, die ich heute erledigen will. Auf die Liste „Diese Woche“ kommt alles, was diese Woche erledigt werden muss und in „Später“ alles, was mehr Zeit hat. Bei dieser Gelegenheit prüfe ich auch, ob die Einträge in den anderen Listen noch stimmen. Außerdem ordne ich die Aufgaben einer Kategorie aus dem „Überblick“ zu (sofern eine passende vorhanden ist).

Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, verschiebe ich sie nach (Überraschung!) „Erledigt“. In der nächsten Planungsrunde archiviere ich alle Karten der Liste „Erledigt“, sodass diese wieder leer ist. Das geht in einem Rutsch über das Menü zur Liste.

Benötige ich die Zuarbeit von Dritten, kommt die Aufgabe in die Liste „Wartet auf…“, damit sie nicht die anderen Listen verstopft.

Aufgaben per E-Mail einstellen

Vieles von dem, was wir erledigen müssen, kommt in Form einer Email bei uns an. Daher habe ich lange Zeit einen Teil meiner Aufgaben in meinem Mailprogramm „verwaltet“. Das funktioniert natürlich nicht besonders gut.

Aber Trello bietet hier Abhilfe: jedes Board hat eine eigene E-Mail-Adresse. Unter (Show Sidebar) Menu / Settings / Email Settings kannst Du die Adresse sehen und einstellen, in welche Liste neue Aufgaben per E-Mail einsortiert werden. Hier wählst Du „Eingangskorb“. Die E-Mail-Adresse legst Du am besten in Deinem Adressbuch ab, damit Du sie griffbereit hast.

Damit kannst Du Mails an Dein Trello-Board weiterleiten und sie tauchen automatisch als neue Karte in Deinem Eingangskorb auf. Die Bezeichnung wird übrigens aus dem Betreff übernommen, der Mailinhalt kommt in die Beschreibung der Karte. Für mich ist dies ein immens wichtiges Feature einer Aufgabenverwaltung.

Mehr

Trello kann noch einiges mehr, worauf ich nicht im Detail eingehe, weil ich meine Arbeitsweise vorstellen wollte und nicht so sehr das Tool. Der Vollständigkeit halber sei aber erwähnt, dass Trello u.a. auch Fälligkeiten, Checklisten, Anhänge, sowie das gemeinsame Bearbeiten mit anderen Nutzern unterstützt.

Fazit

Seit über zwei Monaten habe ich die vorgestellte Arbeitsweise nun aktiv im Einsatz und nutze sie weiterhin gerne. Das ist für mich der entscheidende Punkt: weil die Aufgabenverwaltung Spaß macht, kommt sie zum Einsatz und dadurch entfaltet sie ihren Nutzen.

Übrigens, das meiste von dem, was ich in diesem Artikel als „meine Arbeitsweise“ vorstelle, stammt nicht von mir, sondern wurde aus diversen Quellen zusammengestellt und an meine persönlichen Bedürfnisse angepasst. Mein besonderer Dank gilt Tim Maurer, dessen Artikel mich inspiriert hat, meine eigene Vorgehensweise zu finden.

Wie verwaltest Du Deine Aufgaben? Welche Erfahrungen hast Du damit gemacht? Ich freue mich über jeden Kommentar und ganz besonders, wenn es um Deine Erfahrungen, Anpassungen und Verbesserungen geht.