Angebotsschreiben erfolgreich erstellen – Checkliste

Angebotsschreiben zu erstellen ist in der Hektik des Arbeitsalltags nicht ganz trivial. Du kannst die Checkliste als PDF herunterladen, um sie jederzeit griffbereit zu haben. Oder du schreibst deine Angebot mit Grip einer Software für die schnelle und einfache Erstellung professioneller Angebote. 

Was gibt es beim Schreiben von Angeboten zu beachten?

Der potenzielle Kunde steht vor einem Problem: Er muss entscheiden, welchem Anbieter er sein Vertrauen schenkt. Er hat einige Gespräche geführt. Die Anbieter betonen alle unterschiedliche Aspekte: mobile, offene Standards, CMS und so weiter. Der eine hat die ganze Zeit geredet, ein anderer kaum etwas gesagt.

Der Interessent fragt sich: wer versteht mein Ziel und hilft mir, es zu erreichen? Inzwischen kommen die Angebotsschreiben rein und der Empfänger muss die Angebote dahingehend prüfen und das Beste auswählen.

Beim Lesen des Angebots wird sich der potenzielle Auftraggeber folgende Fragen stellen. Dein Angebotsschreiben sollte diese Fragen beantworten:

  • Von wem kommt das Angebotsschreiben?

  • An wen richtet sich das Angebot?

  • Worum geht’s?

  • Was bekomme ich?

  • Wie wird’s erreicht?

  • Was kostet es?

  • Wann bekomme ich es?

  • Muss ich etwas beitragen?

  • Wie geht’s weiter?

  • Wie bitte?

Der Interessent wird diese Fragen nicht explizit im Kopf haben, wenn er Dein Angebotsschreiben in den Händen hält. Außer vielleicht „was kostet es?“. 😉 Und dennoch: bleiben eine oder mehrere Fragen unbeantwortet, riskierst Du, den Auftrag zu verlieren. Und wer alle Fragen beantwortet, erhöht seine Chance auf den Zuschlag deutlich. Die Fragen im Einzelnen:

Von wem kommt das Angebotsschreiben? Kontaktdaten nennen

Ein Angebotsschreiben ist ein Geschäftsbrief. Daher gilt für Angebote dieselbe Regel wie für alle Geschäftsbriefe: es muss ersichtlich sein, wer der Absender der Kommunikation ist. Dies gilt unabhängig vom Versandweg, also auch für Angebote, die per E-Mail, Fax oder auf einer Postkarte verschickt werden.

Die erforderlichen Angaben sind abhängig von der Rechtsform Deines Unternehmens (Einzelfirma, GbR, UG (haftungsbeschränkt), GmbH etc.). Hier ist kurz zusammengefasst, welche Angaben Du machen musst:

  • Einzelfirma: Dein Nachname, mindestens ein ausgeschriebener Vorname, ladungsfähige Adresse (Firmenadresse, kein Postfach)
  • Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Wie Einzelfirma mit den Namen aller Gesellschafter
  • GmbH: Firmenname gemäß Handelsregister-Eintrag inkl. Rechtsform, Sitz (Adresse) der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzender (nur sofern vorhanden)
  • Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) / UG (haftungsbeschränkt): siehe GmbH.

Die IHK-Frankfurt bietet eine vollständige Liste der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen diverser Rechtsformen.

An wen richtet sich das Angebot? Empfänger nennen

Formale Vorgaben gibt es hier nicht. In der Regel wirst Du wissen wollen, mit wem Du es zu tun hast und mindestens eine E-Mail-Adresse und/oder Anschrift vorliegen haben.

Worum geht’s? Titel oder Betreff hervorheben

Damit das Angebot griffig wird, sollte es einen Titel oder Betreff haben. Der Titel sollte den Inhalt zusammenfassen und in wenigen Worten den Nutzen für den potenziellen Auftraggeber vermitteln.

Ein Datum und/oder eine Angebotsnummer hilft bei der Organisation und der Unterscheidung verschiedener Varianten eines Angebots.

Was bekomme ich? Ziele, Nutzen, Anforderungen beschreiben

Welchen Nutzen bringt das Projekt dem Kunden? Was sind seine Ziele? Wie hilft ihm das Projekt bei der Erreichung seiner Ziele? Oder anders ausgedrückt: aus welchem Grund sieht der Kunde die Notwendigkeit zu handeln?

Wie wird’s erreicht? Lösungsvorschlag erläutern

Was planst Du zu tun, um die genannten Ziele und Anforderungen des Kunden zu erreichen? Es geht eher um den Weg zum Ziel (des Kunden) als um Deine technischen Aktivitäten. Und Vorsicht mit Fachausdrücken: Deine Kunden sprechen wahrscheinlich eine andere Fachsprache als Du und können womöglich nicht beurteilen, ob der Lösungsvorschlag ans Ziel führt. Hier ist es besonders wichtig, den Blickwinkel des Kunden einzunehmen und auf die genannten Ziele einzugehen.

Was kostet es? Preise, Steuern und Leistungen aufgeführt

Ein unbequemes Thema, bei dem jeder seine ganz eigene Meinung zu haben scheint. Wie auch immer der Preis festgelegt ist, ob als Festpreis, Stundensatz, Kombination von beidem, etc., er sollte klar und selbstbewusst genannt werden. Die Umsatzsteuer muss nur bei Endverbrauchern explizit ausgewiesen werden. Aber auch bei Geschäftskunden muss klar hervorgehen, ob Umsatzsteuer hinzukommt oder nicht. Mehr dazu hier.

Ein Preis wird eher als angemessen akzeptiert, wenn vermittelt wird, dass sehr viel Arbeit mit der zu bezahlenden Leistung verbunden ist. Daher ist es ratsam, die einzelnen Schritte und Maßnahmen aufzuzählen, die im Rahmen des Projekts erledigt werden müssen. Dies kann auch bei späteren Streitigkeiten über den Leistungsumfang von Nutzen sein.

Abschließend solltest Du auch angeben, wann die Zahlung(en) fällig werden. Gerade bei größeren Projekten sollten mindestens zwei Zahlungsmeilensteine vereinbart werden. Damit lässt sich das Risiko eines kompletten Forderungsausfalls bspw. durch Insolvenz, Täuschung etc. deutlich reduzieren. Beispiel: die Hälfte des Angebotspreises wird zum Projektstart fällig, der Rest nach Abschluss. Außerdem trägt es dazu bei, die Verhältnisse zu klären. Wenn ein Interessent nicht bereit ist, eine Anzahlung zu leisten, ist Skepsis gerechtfertigt.

Sonderfall: Nutzungsrechte

Arbeitsergebnisse, die dem Urheberrecht unterliegen wie Designs, Texte etc., können nach deutschem Recht nicht verkauft werden. Daher ist es üblich, dem Auftraggeber ein Nutzungsrecht einzuräumen. Dieses kann nach Art der Nutzung, sowie zeitlich und räumlich eingeschränkt sein. So könnte die Nutzung einer Grafik auf Printanzeigen in Deutschland und Österreich eingeschränkt und auf drei Jahre befristet werden. Will der Kunde die Grafik auch in der Schweiz für Printanzeigen nutzen, benötigt er dafür eine Erweiterung der Nutzungsrechte.

Nutzungsrechte sind ein komplexes Thema, das Chancen bietet und Risiken enthält. Falls Du Dich damit nicht auskennst, solltest Du Dich informieren.

Wann bekomme ich es? Termine genannt

Klar, der Kunde will wissen, wann es losgeht und, noch wichtiger, wann die Arbeiten abgeschlossen sind. Sofern es Zwischenschritte mit  Die realistische Einschätzung erfordert etwas Übung. Generell solltest Du ausreichend Pufferzeit einplanen, um auch bei unerwartete Ereignissen die zugesagten Termine halten zu können.

Muss ich etwas beitragen? Erwartungen an den Kunden erläutern

Falls der Kunde etwas zuliefern muss, bspw. Daten, Bilder etc., sollte diese Erwartung im Angebot möglichst konkret formuliert sein. Inhalte, Termine, Übergabe sollten klar geregelt sein.

Wie geht’s weiter? Zum Handeln auffordern

Am Ende des Angebots sollte ein eindeutiger Hinweis stehen, was zu tun ist, wenn der Kunde das Angebot annehmen möchte.

Wie bitte? Eine klare Sprache sprechen

Das gilt natürlich generell. Hier ist aber im Besonderen die Verwendung von Fachausdrücken, Abkürzungen und Branchenslang gemeint: W3, HTML, CSS, CRO, SERP, Relaunch, Blog… In diesem Internet wimmelt es von Fachbegriffen, die Branchenfremde nicht verstehen. Wenn der Interessent nicht aus derselben Branche stammt, solltest Du Fachausdrücke und Abkürzungen meiden. Wo das nicht geht, kann es hilfreich sein, ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen einzubinden.

Vor allem die Beschreibung von Ziel, Nutzen und Lösungsvorschlag müssen in verständlicher Sprache verfasst sein. Die Sprache muss für den Kunden verständlich sein. Den Einsatz von Fachbegriffen also genau prüfen und kritisch hinterfragen. Ggf. einen fachfremden Freund bitten, den Text zu prüfen, da man selbst häufig zu tief drinsteckt.

Resourcen und Leseempfehlungen

Für die Nutzung im Arbeitsalltag kannst Du die Checkliste als PDF herunterladen.