Geldeintreiber: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die Arbeit ist erledigt und die Rechnung wurde geschrieben: jetzt geht es mit Freude an das nächste Projekt. Doch nach Ablauf der Zahlungsfrist wirst du langsam nervös: normalerweise hätte der Kunde die Rechnung schon begleichen sollen. Und so vergehen noch ein, zwei Tage, bis du zum Handeln gezwungen wirst. Schließlich müssen wir alle von etwas leben. Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Eine optimale Abfolge im Umgang mit Schuldnern liest du hier.

Noch vor dem Vertrag

Sei dir bewusst, mit wem du es zutun hast. Generell ist es empfehlenswert, vor einem Kundentermin etwas über diesen herauszufinden. Deine Recherche dient der Vorbereitung des Meetings und kann ja durchaus auch etwas zur Reputation des Unternehmens oder deines Gesprächspartners aussagen. Häufen sich die schlechten Aussagen in Foren, Blogs und sozialen Netzen, so nehme vielleicht besser Abstand von diesem Geschäft.

Recherche der Kundendaten

Schütze dich mit einem Vertrag

Wie schön wäre die Welt, wenn der Handschlag zwischen Unternehmern den Wert hätte, den er haben sollte. Doch bei aller Sympathie solltest du immer an einen Vertrag denken. Es gibt zahlreiche Vorlagen für jegliche Dienstleistungen. Darin werden natürlich auch alle Zahlungsmodalitäten geklärt. Zahlt dein Kunde nicht, dient dieser Vertrag als Beweismittel und Grundlage für alle weiteren Schritte.

Vertrag abschließen

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Sende deine Rechnung ein zweites Mal! Oft hat es einen harmlosen Grund, warum deine Rechnung nicht innerhalb der angegebenen Frist beglichen wurde: der verantwortliche Mitarbeiter ist im Urlaub oder krank geschrieben und schon bleiben Sachen liegen.

Oder (ganz banal): deine E-Mail wurde einfach nur übersehen. Also, schreibe schnell eine weitere Nachricht, im Anhang noch einmal die Rechnung beigefügt. Doch bitte nur einen Tag warten. Sollte dann keine Antwort kommen, gehst du zum nächsten Schritt über.

Kunde zahlt nicht

Nutze Social Media

Dieser Trick funktioniert nur bei kleineren Unternehmen: falls das Senden deiner Erinnerung an die offene Rechnung per E-Mail nicht funktioniert und der Kunde nicht zahlt, so schreibst du einfach eine Nachricht über Facebook, Twitter und Co. Natürlich nur privat, etwa mit dem Hinweis:

Ich habe mehrfach versucht Sie per E-Mail zu erreichen und vermute da ein Problem (es kommen keine Antworten zurück). Bitte nehmen Sie Kontakt mit mir auf, wegen der letzten, noch offenen Rechnung.

Social Media

Rufe an (und zwar täglich)

Wirst du noch immer ignoriert, so kommt jetzt die letzte Stufe, die du alleine gehen kannst: rufe den Übeltäter an. E- Mails und andere Nachrichten sind schnell gelöscht, doch ein Anruf hat eine andere Qualität.

Oft überraschen wir unser Gegenüber, so dass schnell ein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht werden kann. Wirst du (etwa vom Vorzimmer) abgewimmelt, so versuche es – vielleicht sogar täglich – über alle Rufnummern, die dir bekannt sind: die offizielle Firmennummer, eine Durchwahl, über das Handy. Natürlich ist das für alle Seiten lästig, doch falls es sich um eine höhere Summe handelt, ist es den Ärger wert.

Anruf zur Bezahlung der Rechnung

Das offizielle Mahnschreiben

Sollten all diese Schritte nichts gebracht haben, wendest du dich an dein Zentrales Mahngericht, um einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids zu stellen. Du könntest auch eigene, außergerichtliche Mahnungen senden, doch wird dein Gegenspieler auch darauf kaum reagieren, wenn er es bisher nicht getan hat. Im Antrag müssen folgende Daten enthalten sein:

  • Bezeichnung des Antragstellers
  • Bezeichnung des Gegners
  • Die Forderung (genaue Bezeichnung des Anspruchs mit der Geldforderung)
  • Datum und Adresse des zuständigen Zentralen Mahngerichts

Erkundige dich auf der Homepage deines Amtsgerichts oder hole telefonisch eine Auskunft ein, um wirklich alle Vorgaben zu erfüllen. Für dieses Mahnverfahren wird eine Gebühr von mindestens 32,- Euro fällig – abhängig von der Höhe der Schuld. Eine Alternative sind außergerichtlichen Mahnungen durch Unternehmen: Rechtsanwälte oder Inkassobüros.

Mahnschreiben bei Gericht

Ändere deine Zahlungsmodalitäten

Kaum ein Kunde wird komplett in Vorkasse gehen wollen, aber es spricht nichts dagegen, den Gesamtbetrag aufzuteilen. So könntest du 50% zum Projektstart und 50% bei Fertigstellung berechnen.

Manche setzen auch auf drei Rechnungen, also zum Start, in der Mitte und zum Ende des Projekts. Gerade bei sehr großen Aufträgen, die über einen längeren Zeitraum laufen, macht das Sinn. Nicht nur dein Geldfluss bleibt so gesichert, sondern du bemerkst auch viel schneller und noch vor Beendigung deiner Arbeit, ob der Kunde nicht zahlt.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt

Was du nicht machen solltest

Es hat natürlich seinen Reiz, deine Wut über alle verfügbaren Kanäle auszulassen. Schnell hast du einen Facebook-Beitrag geschrieben, einen Blog-Post verfasst oder eine Wutrede über diesen einen Kunden getwittert. Du könntest in dieser Situation ja auch leicht denken: vor solch einem Geschäftspartner muss gewarnt werden. Doch damit kommst du schnell selbst in gefährliche Gewässer. Üble Nachrede ist strafbar.

Geschäftspartner nicht schlecht machen

Optional: Schreibe die Zahlung ab

Wurde der Betrag nach all dem Ärger noch nicht beglichen oder handelt es sich um eine sehr kleine Summe, so könntest du die Rechnung auch abschreiben und auf weitere Schritte verzichten. Das spart Stress und Zeit, welche du für nettere Kunde einsetzen könntest. Es bleibt das Gefühl, dass dein Gegenüber gewonnen hat. Nun, es wird sich zeigen, dass solch ein Geschäftsgebaren keine Zukunft hat.

Fazit

Offene Rechnungen sind ärgerlich bis existenzbedrohend. Du hast die Arbeit nun mal investiert, fest mit diesen Einnahmen gerechnet und kannst die Tage kaum zurück drehen, um dich anders zu entscheiden. Da heißt es Druck aufbauen und alles versuchen, um an das verdiente Geld zu kommen. Es bleibt unangenehm, aber überlebenswichtig.

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Dirk Metzmacher

Dirk Metzmacher ist der Herausgeber des Photoshop-Weblogs, sowie Fachjournalist und Content-Profi, dessen Artikel seit über 12 Jahren Leser von Fachpublikationen wie DigitalPhoto, Dr.Web, PSD-Tutorials und (in zahlreichen Content Marketing-Kampagnen) Unternehmen von den Grundlagen bis hin zu professionellen Arbeitsweisen begleitet haben.

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