Der Alltag eines Unternehmers ist wettbewerbsorientiert. Da ist es überlebenswichtig, stetig neue Kunden zu gewinnen. Und ein wichtiger Baustein hin zum unterschriebenen Vertrag ist das Angebot. Es ist fast schon eine Wette auf einen Auftrag, die wir mit einigen Tipps und Tricks leichter gewinnen können. Noch vor dem Schreiben kommt aber eine genaue Analyse: was möchte der Kunde wirklich?
Wir haben eine neue umfassende Anleitung zum Thema Angebot schreiben für projektbasierte Dienstleistungen mit praktischen Tipps und diversen Schwerpunktartikeln erstellt.
Angebot schreiben: Der Profi Guide
Lohnt sich das Schreiben?
Ein erster Kontakt erfolgt zumeist mit einer Anfrage zur Beteiligung an dem „großen Rennen“: der Abgabe eines Angebotes. Wir erhalten also die Anforderungen, die Ziele des Kunden. Die erste Frage, die wir uns stellen sollten: ist das Unternehmen wirklich an meinem Angebot interessiert oder benötigen sie nur ein „Pseudo-Angebot“? Es gibt Firmen und Behörden, die müssen einfach mehrere Angebote einholen, selbst wenn der Gewinner schon feststeht.
Mit den Jahren bekommen wir ein Gefühl dafür, ob die Anfrage ernst gemeint ist. Einzig das Nachfragen der genaueren Anforderungen gibt Auskunft: kommt keine Reaktion, so sparen wir uns die Beteiligung.
Die nächste Frage, die es zu beantworten gilt: ist der gesetzte Zeitrahmen realistisch, passt das Budget zu der Anforderungsliste und können wir diese überhaupt erfüllen? Nein zu sagen zu der schönen Option, einen Auftrag zu gewinnen, ist nicht leicht. Doch ein gutes Angebotsschreiben ist sehr individuell und kostet viel Zeit (die wir im Zweifel natürlich trotzdem einsetzen werden).
Verstehe deinen Kunden
Haben wir uns entschieden ein Angebot abzugeben, so ist der erste Schritt die Analyse der Kundenbedürfnisse. Neben den Anforderungen, die wir im Detail schon nachgefragt haben, recherchieren wir alle Informationen, die frei zum Unternehmen erhältlich sind (Werbeflyer, Broschüren, Websites, Social Media-Profile). Denn wer seinen Kunden nicht versteht, kann ihm kaum die passenden Lösungen anbieten.
Im Idealfall erhalten wir einen Termin vor Ort, um im direkten Austausch mehr zu erfahren. Zumindest ein kurzes Gespräch via Telefon sollte möglich sein. „Ein Kunde kauft nicht die Bohrmaschine, sondern das Loch in der Wand“, so sagt man. Ein wichtiger Ansatz, um über das wahre Anliegen des Kunden nachzudenken (und trotzdem achten wir beim Bohrmaschinenkauf auch auf die Marke!).
Strukturierung
Wer macht was, für wie viel, bis wann und zu welchen weiteren Bedingungen? Beide Seiten haben Aufgaben, die erklärt werden müssen. Wir beschreiben unsere Dienstleistung im Detail, der Kunde stellt dazu die nötigen Ressourcen bereit. Nur so wird das Ziel partnerschaftlich erreicht. Ist der Wunsch etwa die Umsetzung einer Homepage oder eines Flyers, so kommen wir ohne den konstruktiven Austausch nicht weit: dein Kunde hat also auch Pflichten, die wir festhalten. Generell ist der folgende Aufbau so typisch, wie empfehlenswert:
- Kurzvorstellung deines Unternehmens
- Zusammenfassung deiner Leistungen (Elevator Pitch)
- Inhaltsverzeichnis (falls die Länge deines Angebots das erforderlich macht)
- ausführliche Beschreibung aller Details
- abschließendes Resümee
Im zweiten Abschnitt haben wir die Option zu beschreiben, wie der Ist-Zustand ist und was sich ändern wird, sobald der Auftrag erfolgt. Wir malen dabei ein Bild von der Zukunft, in der die angesprochenen Probleme gelöst sind und das Projekt zufriedenstellend abgeschlossen wurde.
Zeit und Kosten
Auf den Kosten sowie deinem Zeiteinsatz liegt natürlich ein gewisser Interessensschwerpunkt. Verpacke deine Leistungen in ein großes Gesamtpaket, das mit einem Preis ausgezeichnet wird. Biete dazu vielleicht noch eine kleinere Alternative an. Natürlich könnten auch die einzelnen Posten aufgelistet und ausgezeichnet werden, doch geben wir damit dem Unternehmer die Chance, einzelne Punkte zu streichen oder aber klein zu reden, um den Gesamtpreis zu verringern.
Verpackt als Paket können wir kaum abschätzen, was Pommes, Cola oder Burger des gerade bestellten Menüs einzeln kosten: und genau das ist auch das Ziel. Zum Zeiteinsatz sei noch gesagt, dass eine Deadline keine Empfehlung ist. Die Zahlungsbedingungen sollten klar beschrieben sein, selbst wenn diese Informationen in der AGB genannt wurden. Wir gestalten besonders diese Daten freibleibend (Preis vorbehalten, Angebot gültig bis zum XXX), damit ein Kunde nicht nach Monaten noch darauf zurückkommen kann.
Übertrumpfe deine Konkurrenz
Dein Angebot ist nicht die Vorabfassung für den Inhalt des späteren Vertrages, sondern in erster Linie ein Verkaufsinstrument. Es hat zunächst den einen Zweck, dass der Kunde dein Unternehmen beauftragt, statt der Konkurrenz. Gehe also sicher, dass die Stärken deines Unternehmens deutlich werden, dass der Unterschied zu deinen Mitbewerbern klar wird. Sorge dafür, dass alle Stolpersteine, warum dein Unternehmen nicht die richtige Wahl sein könnte, aus dem Weg geräumt werden.
Um deine Stärken und Unterschiede im Vergleich zur Konkurrenz aufschlüsseln zu können, musst du diese gut kennen. Und nutze deine Chance doppelt: denn solltest du den Zuschlag bekommen ist das oft eine gute Option heraus zu hören, warum es die Konkurrenz nicht geschafft hat, um bei weiteren Angeboten den Schwerpunkt neu zu setzen.
Qualifikationen und Testimonials
Die Antwort auf die Frage, warum gerade du beauftragt werden solltest, lässt sich mit externen Aussagen unterstreichen. Wurden besondere Qualifikationen und Zertifikate erreicht oder Wettbewerbe gewonnen, so darf diese Information nicht fehlen. Auch zufriedene Kundenstimmen unterstreichen deine Qualitäten. So beteiligen wir unabhängige Dritte, um unsere Glaubwürdigkeit zu beweisen. Wir bestärken unseren Kunden unbewusst emotional und ziehen ihn mit Hilfe anderer auf unsere Seite. Nur sehr wenige Unternehmen nutzen Testimonials im Angebot, dabei ist es recht einfach umzusetzen.
Feinheiten
Ich schreibe es nur zur Sicherheit: natürlich wählst du im Angebot einen seriösen Ton und achtest auf die Rechtschreibung (Tipp: von mindestens einer weiteren Person gegenlesen lassen). Analysiere dann dein fertiges Angebot in Ruhe und frage dich, ob wirklich alle Anforderungen des Kunden erfüllt werden, ob die Struktur logisch und auch für Laien nachvollziehbar ist und ob die Informationen ansprechend gestaltet präsentiert werden. Sie sollten dabei nicht zu lang erscheinen: niemand liest sich „Romane“ durch. Übrigens kann auch in einem Angebot ein „Call to Action“, also ein Aufruf für den nächsten Schritt gesetzt werden.
Fazit
Das Schreiben eines Angebotes ist keine Raketenwissenschaft, doch einige Regeln und Optionen zum Optimieren gibt es auch hier. Versuche immer die Position deines Kunden einzunehmen: wie wirkt das Angebot aus seiner Sicht und beantwortet es alle Fragen? Und auch wenn sich viele Anfragen und die daraus resultierenden Angebote gleichen: sorge dafür, dass jedes einzigartig wird. Denn jedes Projekt ist anders, genau wie jedes Unternehmen.
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