ChatGPT und Co. zur Angebotserstellung nutzen
Wie kann künstliche Intelligenz beim Schreiben von Angeboten unterstützen?
KI kann beim Verfassen eines Angebots in mehrfacher Hinsicht helfen:
- Generierung von Inhalten: KI-gestützte Schreibwerkzeuge können große Teile eines Angebots automatisch auf der Grundlage von Vorlagen und Eingabedaten erstellen. Sie können z. B. Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Zielgruppe und Ihre Ziele eingeben, und das KI-System kann eine Einleitung, einen Hintergrund und methodische Abschnitte des Angebots für Sie erstellen.
- Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP): KI-Systeme mit NLP-Fähigkeiten können die Sprache und den Stil Ihres Antrags analysieren und Verbesserungsvorschläge unterbreiten, z. B. eine prägnantere Sprache, stärkere Argumente und eine bessere Organisation.
- Datenanalyse: KI kann Daten analysieren und Erkenntnisse liefern, die Ihr Angebot unterstützen können, z. B. Markttrends, Kundenbedürfnisse und Konkurrenzanalysen. Diese Informationen können verwendet werden, um Ihr Angebot überzeugender und evidenzbasierter zu gestalten.
- Personalisierung: KI kann Angebote personalisieren, indem sie den Prozess der Anpassung von Angeboten für bestimmte Kunden oder Branchen automatisiert. So können Sie beispielsweise Kundendaten eingeben, und das KI-System kann ein auf die Bedürfnisse, Interessen und Anforderungen des Kunden zugeschnittenes Angebot erstellen.
- Vorhersage: KI kann historische Daten analysieren und Vorhersagen über die künftige Leistung treffen, z. B. in Bezug auf Umsatz und Einnahmen, die in ein Angebot aufgenommen werden können, um Ihre Argumente zu untermauern.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass KI kein Ersatz für menschliche Kreativität und kritisches Denken ist. KI kann zwar den Schreibprozess unterstützen, aber es ist immer noch Aufgabe des Menschen, das große Ganze zu sehen und strategische Entscheidungen über den Inhalt und den Inhalt des Angebots zu treffen.
Der obige Text ist durch KI erstellt worden.
Er wurde von ChatGPT in englischer Sprache generiert und anschließend von DeepL übersetzt. Man kann sich mit ChatGPT auch direkt auf Deutsch unterhalten.
Wie die KI im letzten Absatz richtig anmerkt, bleibt kritisches Denken notwendig. Aus unserer Sicht sind die Vorschläge 3 bis 5 zunehmend unrealistisch. Dies gilt zumindest für die uns zur Verfügung stehenden KI-Systeme.
⚠️ Vorsicht
KI-Systeme wie ChatGPT sind darauf ausgelegt, wohl formulierte Antworten zu geben. Aber: Inhaltliche Fehler sind möglich und sie passieren. Ausserdem macht ChatGPT keine Angaben, auf welchen Quellen eine Aussage beruht. Dies solltest du beim Einsatz von KI und ChatGPT im Besonderen berücksichtigen und die Ergebnisse der KI genau prüfen.
Der Text zeigt aber eindrucksvoll, wie KI-Systeme bei der Erstellung von Angeboten, Berichten, Briefings, Konzepten etc. unterstützen können. KI ist (noch) nicht in der Lage, mit einer einzigen Anweisung (“Schreibe das Angebot für Firma X”) ein passendes Ergebnis zu produzieren. Aber wenn wir den Prozess in mehrere Schritte zerlegen, kann KI viel Arbeit abnehmen.
Was geht?
Unserer Erfahrung nach kann künstliche Intelligenz wie ChatGPT bei der Angebotserstellung für folgende Aktivitäten sehr nützlich sein:
- Texte zusammenfassen
- Notizen/Stichpunkte in ausformulierte Sprache umwandeln
- Ideen zu einem Thema generieren
- Texte formulieren
- Texte redigieren und Sprache verbessern
- Texte übersetzen
Aufgepasst
Bevor es losgeht noch einige Hinweise zum Umgang mit KI-Systemen.
Datenschutz: Vertrauliche oder personenbezogene Daten
KI-Systeme können eine magische Faszination ausüben. Dennoch sollte man sich überlegen, welche Daten man einem KI-System anvertraut. Es ist möglich, dass die eingegebenen Texte vom Anbieter gespeichert und zum Training von KI-Systemen verwendet werden. Bitte beachte die Hinweise des jeweiligen Anbieters.
Generell gilt wie bei jeder Datenverarbeitung: Vertrauliche oder personenbezogene Daten nur dann verarbeiten, wenn dies durch einen geeigneten Vertrag mit dem Betreiber der KI rechtlich abgesichert ist. Die DSGVO gilt auch für KI.
Urheberrecht
Insgesamt ist das Feld der KI noch so neu, dass Lage noch recht unklar ist. Relativ einig scheinen die Juristen die Rechtslage bei KI-generierten Texten und Bildern zu sehen. Diese unterliegen angeblich nicht dem Schutz des Urheberrechts.
Schwieriger sind sogenannte Mischwerke, an denen ein Mensch und ein Algorithmus mitgewirkt haben. Hier dürfte es vor allem davon abhängen, wieviel der Mensch oder die Maschine jeweils beigetragen haben.
Wenn die KI ein Bild oder einen Text eines Dritten eindeutig kopiert, kann ein Verstoß gegen das Urheberrecht vorliegen. Wenn man derartigen Content veröffentlicht, riskiert man rechtlichen Ärger. Das ist vor allem dann problematisch, wenn man sich als Anwender eines KI-System dessen überhaupt nicht bewusst ist. Allerdings scheinen die KI-Anbieter diese Probleme immer besser in den Griff zubekommen.
Texte zusammenfassen oder vereinfachen
Bei der Vorbereitung eines Angebots kann es sinnvoll oder notwendig sein, mit Zusammenfassungen zu arbeiten. Bei Recherchearbeiten ermöglicht eine Zusammenfassung einen schnellen Überblick über einen Text. Je nach Thema kann es auch sinnvoll sein, die Zusammenfassung eines Textes in das Angebot zu integrieren.
ChatGPT kann hervorragend Texte zusammenfassen.
Aufforderung an die KI, auch Prompt genannt:
Fasse den artikel auf https://www.heise.de/news/Kuenstliche-Intelligenz-am-Limit-ChatGPT-faellt-durch-das-Bayern-Abi–7491047.html zusammen
Wegen des Hypes kommt es vieleicht überraschend, aber die KI scheitert weitgehend an Abituraufgaben 😬
Wie man es von einer künstlichen Intelligenz erwartet, bleibt ChatGPT cool:
Der Artikel beschreibt einen Test, bei dem das OpenAI-Modell ChatGPT an der Bayerischen Abiturprüfung teilgenommen hat. Die Ergebnisse waren jedoch enttäuschend, da das Modell auf einige Fragen keine Antwort geben konnte und auch einige falsche Antworten gab. Dies zeigt, dass trotz des Fortschritts in der künstlichen Intelligenz, es immer noch Grenzen gibt und weiter an der Verbesserung gearbeitet werden muss.
Interessant ist übrigens die Schlussfolgerung im letzten Satz: diese stammt nämlich von ChatGPT selbst und ist in dem Artikel nicht erwähnt.
Auch wenn die Schlussfolgerung in diesem Fall plausibel ist, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Wenn es darauf ankommt, sollte man den Text unbedingt selbst lesen.
Vereinfachen
ChatGPT kann auch komplizierte, schwer verständliche Texte, die durch zahlreiche Nebensätze, sowie den großzügigen Einsatz von Fremdwörtern und Fachbegriffen in ihrer Prägnanz beeinträchtigt sind, in leicht verständliche Sprache umformulieren.
Zu verschwurbelt?
ChatGPT, mach den Text leichter verständlich!
ergibt
ChatGPT kann schwer zu verstehende Texte, die viele Nebensätze und Fremdwörter enthalten, in einfache Sprache übersetzen.
Notizen zu Texten ausformulieren
ChatGPT ist in der Lage, stichpunktartige Texte in Fließtext umzuwandeln. Dies kann hilfreich sein, wenn man z.B. Notizen aus dem Erstgespräch oder dem Projektbriefing aufbereiten möchte. Rechtschreibfehler beeinträchtigen das Verständnis in der Regel nicht. Missverständnisse sind selbstverständlich nicht ausgeschlossen.
Prompt:
Erstelle einen text in natürlicher sprache aus folgenden notizen:
Projektbriefing mit Kunde Terminal AG, 7.2.2023
- Brauchen neue Webstie mit online-shop
- ca. 200 produkte
- versand per dienstleister
- system für backend benötugt
- shop soll medern und performant sein#
- einfachss backend für pflege der produkte
- logistik anbindung mit lagerbestand
- lagerbestand im onlineshop anzeigen
- soll am 1.4. live gehen
Die zahlreichen Schreibfehler ignoriert ChatGPT kommentarlos und gibt folgende Antwort:
Am 7.2.2023 hatte ich ein Projektbriefing mit dem Kunden Terminal AG. Sie benötigen eine neue Website mit einem Online-Shop, in dem ca. 200 Produkte verkauft werden sollen. Der Versand wird über einen Dienstleister abgewickelt. Es wird ein System für das Backend benötigt, das modern und performant ist, einfach zu verwalten ist und eine Anbindung an die Logistik inklusive der Anzeige des Lagerbestands hat. Das Ziel ist es, die Website am 1.4. live zu gehen.
Nicht ganz perfekt, aber nah dran.
Ideen zu einer Frage oder einem Thema generieren
Diese Funktion ist vielleicht die am meisten unterschätzte. Im Dialog mit ChatGPT ergeben sich oft neue Aspekte zu einem Thema. Diese kann man aufgreifen und vertiefen. Gerade wenn du alleine an einem Thema arbeitest, hast du mit ChatGPT einen Partner zum Brainstorming.
Auch wenn es sich um Themen aus deiner Kernkompetenz handelt, kann die KI neue Aspekte einbringen oder bekannte Aspekte aus einer neuen Perspektive beleuchten.
Für die Generierung von Ideen oder Perspektiven können verschiedene Prompts funktionieren. Es lohnt sich, damit zu experimentieren. Einige Beispiele:
- Brainstorme Ideen für …?
- Wie gehe ich vor, um …? / Wie kann ich …?
- Warum ist … wichtig für …?
Wenn die KI generische Antworten gibt, hilft es oft, ihr mehr Details zu geben. Lass dich nicht von einem kleinen Eingabefeld täuschen. Systeme wie ChatGPT haben kein Problem mit längeren Texten.
Je genauer du den Kontext deiner Frage beschreibst, desto größer ist die Chance, eine sinnvolle Antwort zu erhalten. Es ist auch möglich, Daten, Hintergrundinformationen usw. in die Frage zu integrieren. Wie weit du damit kommst, hängt davon ab, wie die KI in dem speziellen Bereich trainiert wurde. Es kann sein, dass du an Grenzen stößt, wie das Beispiel “Abiturprüfung” gezeigt hat.
Du kannst auch an vorangegangene Aussagen anknüpfen und den Dialog vertiefen.
Beispiel für aufeinander aufbauende Fragen:
- “brainstorme ideen für mehr vertriebserfolg im e-commerce” => KI listet zehn Punkte auf
- “wie gehe ich nummer 3 an?” => KI macht 5 Vorschläge
- “Zu Punkt 2: wo finde ich Influencer im Bereich Webdesign?”
ChatGPT hält den gesamten Chat-Verlauf im "Gedächtnis". Dadurch ist es möglich, einzelne Aussagen unkompliziert aufzugreifen und zu vertiefen.
Texte formulieren
Dass ChatGPT sogar Gedichte und Liebesbriefe schreiben kann, ist bereits durch die Medien gegangen. Mit Hilfe von KI kannst du auch sehr schnell Inhalte für ein Angebot formulieren.
Beispiel-Prompt für die Einleitung eines Angebots (Neue Website):
Die Firma Meier GmbH möchte eine neue Website. Sie soll modern und schlicht gestaltet sein. Kunden und Bewerber anziehen. Es soll die Möglichkeit einer Routenplanung zum Unternehmen geben und einer Kontaktaufnahme per Chat und Formular. Schreib die Einleitung eines Angebots für dieses Projekt.
ChatGPT liefert folgenden Vorschlag:
Sehr geehrte Damen und Herren der Firma Meier GmbH,
wir freuen uns sehr, dass Sie an uns für die Gestaltung Ihrer neuen Website denken. Als erfahrene Webdesigner verstehen wir es, moderne und schlichte Designs zu kreieren, die sowohl Kunden als auch Bewerber anziehen.
Wir sind überzeugt davon, dass eine benutzerfreundliche und übersichtliche Website ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Daher legen wir besonderen Wert auf eine sinnvolle Struktur und eine intuitive Navigation.
Die von Ihnen gewünschte Routenplanung und die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme per Chat und Formular sind für uns kein Problem. Wir verfügen über die notwendigen Fähigkeiten und das Know-how, um Ihnen eine moderne Website zu liefern, die Ihren Ansprüchen gerecht wird.
Mit unserem Angebot möchten wir Ihnen zeigen, dass wir die perfekte Wahl für die Umsetzung Ihres Projekts sind. Wir freuen uns darauf, Ihnen unser Konzept und unsere Ideen vorzustellen.
Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]
Der Text ist nicht perfekt, bildet aber eine gute Grundlage.
Wie bei allen Computer-Systemen gilt auch bei KI: “Fütterst du Müll rein, kommt Müll raus”. Bei KI verschiebt sich jedoch die Ebene: KI-Systeme können auch lückenhafte Texte mit Fehlern in Rechtschreibung und Grammatik noch gut verstehen und die Fehler korrigieren.
“Müll rein” bezieht sich bei KI primär auf die semantische Ebene. Hier ein völlig absurdes Beispiel:
Texte redigieren und Sprache verbessern
KI kann nicht nur Rechtschreibfehler korrigieren, sondern auch Inhalte präzisieren und sprachlich aufwerten. Mit DeepL Write aus Köln kannst du deutsche und englische Texte überarbeiten. Die Software schlägt alternative Formulierungen und Synonyme vor. Die Änderungen werden hervorgehoben. Aber auch für Wörter, die nicht markiert sind, kann man sich Alternativen anzeigen lassen.
Die Software erweist sich beim Verfassen von Texten wie diesem als sehr nützlich. Die automatischen Änderungen sind oft sehr hilfreich. Und wenn man damit nicht zufrieden ist, kann man mit einem Klick auf das Wort Synonyme auswählen oder den Satz noch weiter umformulieren lassen.
Texte übersetzen
Die Zeiten schlecht ins Deutsche übersetzter Bedienungsanleitungen sollten eigentlich vorbei sein. KI-Systeme sind mittlerweile in der Lage, Texte in guter Qualität zu übersetzen.
Mit dem Übersetzer von DeepL lassen sich in der kostenlosen Version Texte oder Dateien mit bis zu 5.000 Zeichen übersetzen. Längere Texte können in mehreren Schritten übersetzt werden. Wer öfter ganze Dokumente oder lange Texte übersetzen möchte, für den lohnt sich ein Abonnement. Laut Website haben Abonnenten auch rechtliche Vorteile. So werden deren Texte ausdrücklich nicht zum Training der KI eingesetzt.
ChatGPT kann ebenfalls Texte übersetzen. Das ist vor allem dann nützlich, wenn man im Chat-Dialog bleiben möchte. Grundsätzlich finden wir das spezialisierte Frontend von DeepL für Übersetzungen deutlich angenehmer zu benutzen. Hinzu kommt, dass DeepL super schnell reagiert, während ChatGPT zur Zeit sehr deutlich unter der Last des Hypes leidet.
Fazit
KI-Systeme können dich bei vielen Schritten der Angebotserstellung unterstützen. Sie helfen beim Brainstorming, formulieren und verbessern Texte, können Zusammenfassungen erstellen und Texte übersetzen. All das geht in Sekundenschnelle. Auch wenn in den meisten Fällen Nacharbeiten notwendig sind, erleichtert KI das Schreiben ungemein.
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