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Festpreis oder nach Aufwand?

Abrechnung von Kunden-Projekten

Insbesondere zu Beginn einer selbständigen Tätigkeit stellt sich die Frage, wie man seine Leistungen abrechnet:

  1. als Stundensatz (mit Abrechnung nach Aufwand) oder
  2. als Festpreis.

Ein weiterer beliebter Ansatz ist eine Mischung aus beiden Abrechnungsmodellen: Man nennt einen Festpreis für einen vertraglich festgelegten Leistungsumfang und gibt einen Stundensatz an, der bei zusätzlichen Leistungen zum Tragen kommt, die vom vertraglich vereinbarten Umfang abweichen. Das ist ein praktikabler Ansatz, der aber einige Nachteile der aufwandsbasierten Abrechnung mitbringt.

Abrechnung nach Aufwand

Bei der Abrechnung nach Aufwand wird dem Kunden ein Stundensatz und ein erwarteter Aufwand in Stunden genannt. Der Kunde weiß ganz grob, welche Investition er tätigen muss, um sein Ziel zu erreichen. Der Gesamtpreis bleibt aber variabel und hängt vom tatsächlichen Aufwand ab.

Vorteile für den Anbieter

  • Das Risiko bzgl. Aufwand liegt beim Kunden. Der Stundensatz bleibt fest und wird nicht durch unterschätzte Arbeiten im Nachhinein verwässert.
  • Da der Leistungsumfang vorab nicht so hart festgelegt werden muss wie bei einem Festpreisprojekt, sparst Du Dir etwas Arbeit vorab und später das Feilschen, ob ein bestimmter Aspekt Bestandteil des Vertrags ist oder nicht. Zusätzliche oder abweichende Wünsche werden einfach umgesetzt und abgerechnet. (Vorsicht: Das Blatt kann sich wenden, wenn der Kunde den Eindruck bekommt, dass es nicht vorangeht. Es ist also dennoch hilfreich, den Projektumfang und die Projektziele mit dem Kunden klar zu vereinbaren.)

Nachteile für den Anbieter

  • Keine Luft nach oben: genauso wie der Preis nach unten abgesichert ist, ist er nach oben hin begrenzt. Mehr Umsatz gibt es nur durch mehr Arbeitsstunden.
  • Das Aufwandsrisiko auf den Kunden abzuwälzen ist oft weder praktikabel, noch wirkt es besonders professionell.
  • In den meisten Fällen will der Kunde nicht x Stunden kaufen, sondern ein bestimmtes Ergebnis für sein eigenes Geschäft.
  • Es kann passieren, dass die stundengenaue Abrechnung zu Auseinandersetzungen über den Aufwand oder die Arbeitsweise führt und sich der Kunde in eigentlich interne Abläufe einmischt.
  • Die Angabe des Stundensatzes erschwert den Übergang zu anderen Abrechnungsmodellen. Ist dem Kunden der Stundensatz erst einmal bekannt, kann er damit jede Kalkulation auseinandernehmen.
  • Dieses Abrechnungsmodell forciert den Preiskampf. Der Stundensatz gaukelt Transparenz vor, auch wenn die Leistungen und/oder Kompetenzen gar nicht vergleichbar sind.
  • Es gibt immer jemanden, der einen niedrigeren Stunden- oder Tagessatz angibt.

Abrechnung zum Festpreis

Bei der Abrechnung zum Festpreis kennt der Kunde meist nur den Gesamtpreis. Wie sich der Preis zusammensetzt, ist dem Kunden zumindest im Detail nicht bekannt. Der Gesamtpreis bleibt gleich, auch wenn der tatsächliche Aufwand für den vertraglichen Leistungsumfang von der Schätzung abweicht.

Anmerkung: es ist natürlich auch möglich, bei der Festpreis-Abrechnung die Kalkulation inkl. Stundensatz offenzulegen (z.B. Festpreis: 30h à €45,- = €1.350,-).

Vorteile für den Anbieter

  • Ein Festpreis hinterlässt einen kompetenteren Eindruck und schafft Vertrauen, da es weniger Unsicherheit gibt.
  • Ein Festpreis schafft Planungssicherheit: Gerade für Geschäftskunden ist es oft sehr wichtig zu wissen, wie viel investiert werden muss und wann das Projekt fertig ist.
  • Es gibt keine Diskussionen über oder Vergleiche von Stundensätzen (sofern diese nicht offen gelegt wurden).
  • Ein Festpreis schafft Spielraum. Es ist etwas einfacher, die wirtschaftliche Lage des Kunden oder den Nutzen des Projekts für den Kunden beim Festlegen des Preises berücksichtigen als bei der aufwandsbasierten Abrechnung. Dies ist langfristig der wichtigste Punkt, weil er Dir neue Möglichkeiten eröffnet.

Nachteile für den Anbieter

  • Das Aufwandsrisiko muss (im Wesentlichen) der Anbieter tragen. Wenn Du Dich bei der Aufwandsplanung verschätzt, geht das zunächst zu Deinen Lasten. In Extremfällen kann man zwar auch nachträglich noch einmal verhandeln, das ist aber für alle Seiten lästig und die Aussichten auf Erfolg sind auch nicht besonders gut. Um das Risiko einzudämmen, sollte immer ein adäquater Puffer einkalkuliert sein.
  • Da es ihn nichts kostet, kann es passieren, dass der Kunde immer mehr haben will. Leistungsumfang und Abnahmekriterien müssen deshalb vorab klar vereinbart und beschrieben werden. Das ist an sich nichts Schlechtes, kostet aber Zeit. Wer hier spart, riskiert, dass er am Ende draufzahlt.

Tipp: Betrachte die Festlegung Deiner Preise als Dein Betriebsgeheimnis. Einzelne Aktivitäten oder Details mit Preisen zu versehen, führt eher zu unnützen Diskussionen. Um Vertrauen aufzubauen, kannst Du die Zusammensetzung des Preises erläutern, indem Du z.B. die wichtigsten Schritte/Aktivitäten aufführst. So kann der Kunde sehen, dass echte Arbeit dahinter steckt. Den angemessenen Detaillierungsgrad zu finden ist allerdings Erfahrungssache.

Wie mit nachträglichen Änderungswünschen umgehen?

Teilweise wird dafür eine Kombination beider Ansätze verwendet. Auf den ersten Blick erscheint dieser Ansatz vorteilhaft, weil er einerseits die Planungssicherheit des Festpreises und andererseits die Flexibilität der Stundensatz-Abrechnung bietet. Der große Nachteil ist aber, dass bei diesem Ansatz ein Stundensatz offengelegt werden muss, und man sich damit die oben genannten Nachteile einhandelt. Die Angabe eines Stundensatzes für spätere Änderungen hilft dem Kunden aber gar nicht weiter. In den meisten Fällen wird er nämlich trotzdem nicht einschätzen können, was eine bestimmte Änderung kosten wird, weil er den Aufwand in Stunden nicht abschätzen kann (oder schlimmer: den Aufwand falsch einschätzt).

Besser ist es, dem Kunden von vornherein mitzuteilen, dass Änderungen später noch möglich sind, aber ggf. Mehrkosten verursachen. In der Praxis bedeutet das:

  1. einen Puffer für kleinere Änderungswünsche einkalkulieren und dann einfach durchführen
  2. Größere Änderungswünsche mit den Kunden besprechen und als Folgeprojekt anbieten.

Fazit

Die Abrechnung nach Aufwand ist vor allem dann eine Überlegung wert, wenn eine tragfähige Aufwandsschätzung kaum möglich ist, z.B. mangels Erfahrung oder wegen Projektunsicherheit beim Kunden und der Kunde diese Abrechnung explizit wünscht.

Aber auch die persönliche Präferenz und das eigene Wohlbefinden spielen eine wichtige Rolle. Angebote repräsentieren das Unternehmen und von daher muss auch das Abrechnungsmodell zum Selbstverständnis passen. Wir haben Kunden, die sehr stark auf Transparenz setzen: Sie legen ihre Kalkulationen im Angebot offen und rechnen nach tatsächlichem Aufwand ab. Mit der passenden Unternehmensstrategie nutzen diese Kunden die Abrechnung nach Aufwand erfolgreich.

Wenn Du nach Festpreis abrechnest, gibst Du Dich professionell und verlässlich. Das Aufwandsrisiko lässt sich durch eine Beschreibung des Leistungsumfangs und der Abnahmekriterien sowie mit einem Puffer eingrenzen. Und dieser Ansatz verschafft Dir mehr Spielraum für höhere Preise.