Auftragsbestätigung
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung ist ein Schreiben von einem Unternehmen an seinen Auftraggeber, also seinen Kunden. In diesem Schreiben wird dem Auftraggeber die Annahme eines Auftrags oder einer Bestellung mitgeteilt bzw. schriftlich bestätigt. Enthalten sind vertragliche Details des Auftrags, um Missverständnisse und spätere Streitereien zu vermeiden.
Wann ist eine Auftragsbestätigung notwendig?
Nicht jeder Auftrag benötigt eine Auftragsbestätigung. Notwendig ist eine Auftragsbestätigung dann, wenn sich beide Seiten erst mit Annahme des Auftrags über die vertraglichen Details einig werden. Was heißt das? Sehen wir uns zuerst den umgekehrten Fall an. Der ist nämlich etwas einfacher.
a) Wann kann auf eine Auftragsbestätigung verzichtet werden?
Du legst einem Unternehmen ein verbindliches Angebot vor. Der Kunde nimmt das Angebot innerhalb der vorgegebenen Frist ohne Änderungswünsche an, was er dir schriftlich mitteilt. Damit sind sich beide Seiten einig und ein Vertrag ist zustande gekommen. Eine Auftragsbestätigung ist in diesem Fall nicht nötig.
b) Wann ist eine Auftragsbestätigung erforderlich?
Du legst einem Unternehmen ein verbindliches Angebot vor. Der Kunde nimmt das Angebot erst nach Ablauf der vorgegebenen Frist an oder nur in Verbindung mit Änderungswünschen. Das teilt er dir schriftlich mit.
Mit anderen Worten: der mögliche Auftraggeber macht dir ein Gegenangebot. Wenn du mit dem Gegenvorschlag einverstanden bist, schickst du dem Auftraggeber eine Auftragsbestätigung, die den Gegenvorschlag des Auftraggebers abbildet. Beide Seiten sind sich einig und ein Vertrag ist zustande gekommen.
Vorsicht: wenn du in der Auftragsbestätigung vom Gegenvorschlag abweichst, kommt ein Vertrag nur zustande, wenn der Auftraggeber die Auftragsbestätigung annimmt. Hier heißt es die Lage mit dem möglichen Auftraggeber besprechen und ggf. besser ein überarbeitetes Angebot abgeben. Dies gilt insbesondere Aufträgen von Nicht-Kaufleuten.
Wie verbindlich ist eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist für dich als Anbieter bzw. Auftragnehmer verbindlich. Es kann notwendig sein, dass der Auftraggeber die Auftragsbestätigung akzeptiert, damit ein Vertrag zustande kommt. Das gilt besonders, wenn zuvor im Angebot oder in mündlichen Verhandlungen nicht alle vertraglichen Details geklärt wurden.
Ziehe doch in Erwägung stattdessen ein ausführliches, überzeugendes Angebot vorzulegen, das dein Kunde uneingeschränkt akzeptieren kann.
Wie lange ist eine Auftragsbestätigung gültig?
Im Normalfall ist die Auftragsbestätigung eine Mitteilung an den Auftraggeber, dass du den Auftrag angenommen hast. Sie bestätigt somit den Vertragsschluss. Eine solche Mitteilung ist grundsätzlich unbefristet gültig und bindend. Beide Seiten sind verpflichtet, die vertraglichen Vereinbarungen zu erfüllen.
Problematisch wird es, wenn du als Auftragnehmer bei der Auftragsabwicklung auf die Mitwirkung des Auftraggebers angewiesen bist. Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, hilft es, für die Mitwirkung eine angemessene Frist zu setzen und gleichzeitig die Ablehnung der Leistung anzudrohen, sofern die Frist nicht eingehalten wird.
Tipp: regele Mitwirkungspflichten und -fristen bereits im Angebot oder in den AGB, die du im Angebot einbindest. Damit schaffst du frühzeitig Klarheit und reduzierst spätere Auseinandersetzungen.
Wie schreibt man eine Auftragsbestätigung?
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, was eine Auftragsbestätigung enthalten muss. Allerdings schreibt das Handelsrecht vor, dass Geschäftsbriefe bestimmte Angaben zur Firma enthalten müssen. Dies gilt natürlich auch für Auftragsbestätigungen.
Daneben kommt es mehr auf branchenübliche Gepflogenheiten, sowie gesunden Menschenverstand an. Also, was sollte in einer Auftragsbestätigung stehen?
In der Auftragsbestätigung sollen Lieferungen und Leistungen, die Auftragsabwicklung, sowie Vergütung und Haftung des Auftragnehmers genau geregelt sein. Im Grunde entspricht der Inhalt einer Auftragsbestätigung dem vorangegangenen Angebot.
- Betreff/Titel: Auftragsbestätigung
- Datum und Nummer der Auftragsbestätigung
- Daten des Auftraggebers
- Art und Umfang der Leistung oder Ware
- Datum oder Zeitraum der Leistung bzw. Lieferung
- Preis und Zahlungskonditionen
- Sonstige Vereinbarungen wie z.B. Mitwirkungspflichten
- Verweis auf Angebot
- Verweis auf AGB
- Dank für den Auftrag