Angebot schreiben

Die Anfrage bearbeiten

Ein Kunde ruft an oder meldet sich per E-Mail. Es geht um ein Projekt in einem Bereich, auf den dein Unternehmen spezialisiert ist. In einigen Stichpunkten umreißt der Kunde, was er benötigt. Der Auftrag würde zu deinem Unternehmen passen. Wie gehst du weiter vor?

Erstgespräch führen

Um mehr über die Vorstellungen und Wünsche des Kunden zu erfahren, führst du ein Erstgespräch mit dem Entscheidungsträger. Es ist efolgskritisch, dass du dich direkt mit dem Entscheidungsträger austauschen kannst. Nur so findest du zuverlässig heraus, was die eigentlichen Ziele und Erfolgskriterien des Projekts sind. Wenn du diese kennst und dein Angebot darauf ausrichtest, entfaltet es automatisch eine starke Anziehungskraft.

Das wahre Projektziel ermitteln

Die Kunden nennen nicht immer ihre tatsächlichen Projektziele und das zu Grunde liegende Problem, das sie lösen wollen. Oft haben sie bereits eine Vorstellung davon, wie eine Lösung aussehen sollte. Sie fragen dann Lösungen an, ohne weiter auf das zugrunde liegende Problem einzugehen. Das ist nicht schlimm. Sie sind lösungsorientiert und wollen das Problem im Rahmen ihrer Möglichkeiten lösen. Es führt nur nicht immer zur besten Lösung.

Um ein überzeugendes Angebot zu erstellen, ist es wichtig, das zu Grunde liegende Problem und die eigentlichen Projektziele zu verstehen. Nur so kannst du deine Expertise zielführend einsetzen. Eine Anleitung und Tipps dazu findest du im Artikel über das Bewerten einer Anfrage.

Das Erstgespräch dient auch dazu, die Rahmenbedingungen zu klären und sicherzustellen, dass die Vorstellungen und Erwartungen beider Seiten zueinander passen. Das gilt neben der inhaltlichen Ausrichtung insbesondere für die Terminplanung und das Budget.

Informationen auswerten

Nach dem Erstgespräch bereitest du deine Notizen auf. Die Gesprächsnotizen sollten auch später noch verständlich sein, wenn die Erinnerung schwindet. Das Ziel ist es, die Erkenntnisse aus dem Kundengespräch für die weitere Verwendung zu optimieren. Diese Dokumentation ist die Grundlage für dein Angebot.

Nachdem die tatsächlichen Projektziele des Kunden geklärt sind, beginnen wir mit der eigentlichen Angebotserstellung.

Gestaltung und Aufbau des Angebots

Wie soll das Angebot aussehen?

Im Gegensatz zu den typischen Angebotsvorlagen, die im Internet kursieren, soll unser Angebot eher an eine Broschüre erinnern. Ein Dokument, das den Wert unserer Leistungen unterstreicht.

Diese Broschüre wird dem Kunden zusammen mit einem Anschreiben zugeschickt. In der Regel ist dieses Anschreiben eine E-Mail. Wenn es förmlicher sein soll, ist auch ein Brief auf Briefpapier denkbar - elektronisch als PDF oder ausgedruckt.

In diesem Anschreiben bedankt man sich für die Anfrage und das Gespräch. Für alle weiteren Details verweist man auf das beiliegende Angebot.

Das Angebotdokument hat eine ansprechend gestaltete Titelseite, auf der die wichtigsten Angaben enthalten sind:

• Anbietende Firma inklusive aller relevanten Kontaktdetails und rechtlichen Pflichtangaben
• Empfänger
• Titel des Angebots
• Datum und Nummer des Angebots

Aufbau

Ein überzeugendes Angebot nimmt den Kunden mit auf eine gedankliche Reise von seinem aktuellen Standort zu seinem Ziel.

Verzeih die pathetische Formulierung. Aber das Bild ist stimmig. Ein überzeugendes Angebot hat folgenden Aufbau:

1. Problemstellung
2. Lösungsvorschlag
3. Leistungen und Preise
4. Warum wir?
5. Sonstiges
6. Handlungsaufforderung

Als erster inhaltlicher Punkt zeigst du dem Kunden, dass du ihn verstanden hast. Das Angebot muss erklären, was der Kunde erreichen will und was er braucht, um seine Ziele zu verwirklichen. Das ist der Schlüssel zum Erfolg.

So erarbeitest du ein professionelles Angebot

Beschreibe das Problem und die Aufgabenstellung

Fasse das Problem zusammen, das der Kunde gelöst haben möchte, und beschreibe die daraus resultierende Aufgabenstellung. Diese Beschreibung sollte so ausführlich sein, dass dem Kunden klar wird, dass du seine Zielsetzung verstanden hast.

Stelle die Lösung(en) vor

Dann erklärst du, wie dein Unternehmen das Problem lösen wird. Hier geht es vor allem um die Kernpunkte. Es ist eher eine Zusammenfassung der Lösung, eine “Management Summary”. Vermeide Details und Fachjargon. Das führt eher zu Verwirrung. Außerdem solltest du die genaue Lösung grundsätzlich erst nach der Beauftragung ausarbeiten und ggf. kommunizieren.

Es ist möglich und manchmal sinnvoll, ein oder zwei weitere Lösungsvorschläge zu unterbreiten. Auf diese Weise kann dein Angebot verschiedene Lösungsansätze sowie Preispunkte abdecken.

Beispiel: die erste Variante deckt exakt die Kundenwünsche ab. Daneben gibt es eine aufwändigere Lösung mit Mehrwert für den Kunden und eine einfachere Lösung zu einem geringeren Preis.

Vorteil: mehrere Lösungen zu unterschiedlichen Preisen steigern die Erfolgschancen für den Auftrag.

Nachteil: Alternativen können zu Verwirrung und Kannibalisierungseffekten führen.

Ermittle die Leistungen und Preise

Erstelle die Kalkulation

Nachdem die Lösung skizziert ist, beschreibst du deine Leistungen und deren Preise. Ein professionelles Angebot sollte eine klare und detaillierte Beschreibung der angebotenen Leistungen sowie deren Preise enthalten. Grundlage dafür ist die Angebotskalkulation.

Festpreis: ja oder nein?

Dabei stellt sich in vielen Branchen auch die Frage, ob nach Aufwand oder zum Festpreis als Gewerk abgerechnet wird. Die Abrechnung zum Festpreis ist bei Auftraggebern sehr beliebt, da ein Festpreis Planungssicherheit bedeutet. Auch für Anbieter können Werkverträge attraktiv sein, wenn das Projektbudget großzügig verhandelt wurde. Werkverträge vertragen sich jedoch nicht gut mit agilen Arbeitsmethoden wie Scrum.

Bei der Abrechnung nach Aufwand trägt der Kunde einen Teil des Kostenrisikos, was viele Anbieter bevorzugen. Insbesondere wenn der Aufwand nicht genau abgeschätzt werden kann, minimiert dieses Abrechnungsmodell das Risiko für den Anbieter. Andererseits sind die Möglichkeiten begrenzt, den Preis am Mehrwert für den Kunden auszurichten und von diesem zu profitieren.

Die Wahl des richtigen Abrechnungsmodells ist nicht einfach. Eine Hilfestellung bietet der Artikel über die Abrechnung nach Aufwand oder zum Festpreis.

Alternative Positionen anbieten

Wenn das Angebot mehrere alternative Lösungsvorschläge enthält, muss dies in den Leistungen mit alternativen oder optionalen Posten abgedeckt werden.

Erkläre, warum deine Firma die beste Wahl ist

Ein professionelles Angebot sollte auch dein Unternehmen kurz vorstellen und erklären, warum es die beste Wahl für diesen Auftrag ist. Idealerweise kannst du dies mit Referenzen, Zitaten zufriedener Kunden etc. belegen.

Lege Rahmenbedingungen und Projektablauf fest

Es ist eine Gratwanderung. Wer alle Eventualitäten im Angebot regelt, ist auf der sicheren Seite. Ziemlich sicher ist aber auch, dass ein solches Angebot schnell überladen und irgendwann abschreckend wirkt. Dein Ziel ist also, einen Mittelweg zu finden, der zu deiner Risikobereitschaft passt. Du musst dich damit wohlfühlen.

Mitwirkung des Kunden

Gibt es Abhängigkeiten von Beiträgen Dritter oder des Kunden selbst? Es ist wichtig diese zu erklären und im schriftlichen Angebot festzuhalten. Dort sollten auch Fristen oder Termine für die Erfüllung der Abhängigkeiten geregelt sein.

Terminplanung

Die Planung der wichtigsten Termine im Projektablauf ist für den Kunden meist von großer Bedeutung. Das gilt vor allem für den Fertigstellungstermin, aber auch für Zwischenschritte. Und sie gibt dem Kunden einen Einblick in die Arbeitsweise des Anbieters.

Abrechnung und Zahlungsbedingungen

Vor allem die Zahlungstermine sollten im Angebot geregelt werden, da man sonst als Lieferant für das komplette Projekt in Vorleistung gehen muss. Fairer ist es, mehrere Zahlungen während der Projektlaufzeit zu vereinbaren:

• eine Anzahlung bei Auftragserteilung und
• die Bezahlung der einzelnen Projektphasen.

So wird die gesamte Leistung Zug um Zug vergütet.

Schließe mit einer befristeten Handlungsaufforderung ab

Abschließend muss die vielleicht wichtigste Frage beantwortet werden:

Wie geht es weiter?

Überlasse es nicht deinem Kunden, das herauszufinden. Lass ihn wissen, wie er dich erreichen kann, wenn er Fragen zum Angebot hat. Und wie er dir den Auftrag erteilen kann.

Die Handlungsaufforderung bietet auch eine ideale Gelegenheit, die Gültigkeit des Angebots zu befristen. Das schafft einen klaren Anreiz zum Handeln und vermeidet rechtliche Auseinandersetzungen.

Hier findest du ein Beispiel für eine Handlungsaufforderung.

Fasse nach

Nach dem Verschicken des Angebots beginnt das Warten und die Spannung steigt. Hat der Kunde das Angebot erhalten? Ist die Mail im Spam-Filter hängen geblieben? Hat er das Angebot gelesen? Gib dem Kunden etwas Zeit. Am besten du legst vorab fest, in welchen Intervallen du nachfassen möchtest.

Übrigens: wenn du das Angebot mit Grip als Landingpage verschickst, wirst du informiert, sobald der Kunde die Landingpage mit dem Angebot öffnet. 👀

Erhalte den Auftrag

Wenn alles funktioniert hat, meldet sich der Kunde mit der Zusage, dass er das Angebot annimmt. Neben dem Dank für die Zusage ist es üblich, den Auftrag zu bestätigen.

Sofern der Kunde das Angebot ohne Änderungen annimmt, ist eine Auftragsbestätigung rechtlich nicht nötig. Falls deine Situation anders gelagert ist, lies nach, wann eine Auftragsbestätigung nötig ist und wie man eine Auftragsbestätigung schreibt.

Viel Erfolg!