Inhalte eines Angebots

Dieser Artikel erläutert wie ein professionelles Angebot aufgebaut ist und welche Angaben enthalten sein müssen, um die Kunden zu überzeugen.

Wie können die Chancen auf den Zuschlag erhöht werden? Der Preis spielt eine Rolle, ist aber meist nur ein Faktor. Wichtiger ist das Preis-Leistungs-Verhältnis, sofern sich die Investition im Rahmen des Budgets bewegt.

Was ein Angebot überzeugend macht

Der “Trick” besteht darin, dem Kunden zu zeigen, dass er mit unserem Angebot bessere Erfolgschancen hat als mit den Angeboten der Konkurrenz. Wie machen wir das? Indem wir aufzeigen, wie er seine tatsächlichen Projektziele erreichen wird. Da sie nicht immer offengelegt werden, muss man vor der Angebotserstellung die Ziele im Gespräch mit dem Kunden herausarbeiten.

Wir empfehlen außerdem, das Angebot als Broschüre zu gestalten und mit einem Deckblatt zu versehen. Das sieht nicht nur ansprechender aus, sondern bietet auch mehr Platz für Überzeugungsarbeit. Das Anschreiben wird sepearat erstellt.

Was ist ein Angebot aufgebaut?

Die folgenden Aspekte sollten in einem professionellen Angebot genannt oder geregelt sein:

1. Angaben zum anbietenden Unternehmen und dem Ansprechpartner
2. Datum und Nummer des Angebotschreibens
3. Titel: eine sehr knappe Zusammenfassung der Leistungen
4. Problembeschreibung und Aufgabenstellung
5. Lösungsvorschlag
6. Beschreibung der Leistungen und Preise
7. Optionale und alternative Leistungen
8. Freizeichnungsklauseln
9. Annahmefrist bzw. Gültigkeit des Angebot
10. Bedingungen und Mitwirkung des Kunden
11. Lieferplanung und/oder Terminplanung: wann passiert was?
12. Zahlungsbedingungen
13. AGB
14. Vorstellung des Unternehmens
15. Handlungsaufforderung (Call-to-action)

Angaben zum anbietenden Unternehmen und dem Ansprechpartner

Name und Sitz deiner Firma sind notwendig, damit der Kunde weiß, mit wem er es zu tun hat. Name und und Kontaktdetails des Ansprechpartners sind sinnvoll, um Rückfragen oder weiteres Vorgehen klären zu können.

Darüberhinaus gibt es einige Formvorschriften zu beachten. Wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, gelten Angebote in Deutschland rechtlich als “Geschäftsbrief”. Das Handelsrecht schreibt vor, dass ein “Geschäftsbrief” diverse Details zur Firma enthalten muss. Dies gilt unabhängig von Form und Medium, also auch, wenn der “Brief” beispielsweise per E-Mail verschickt wird. Darüber hinaus macht das deutsche Recht keine spezifischen Vorgaben für Angebote.

Welche Angaben zu machen sind, hängt von der Rechtsform des Anbieters ab. Es gelten unterschiedliche Regeln für Gewerbetreibende, GmbHs, AGs etc. Die IHK Berlin hat die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen für sämtliche Rechtsformen übersichtlich aufgelistet.

Datum und Nummer

Datum und Angebotsnummer helfen, das Angebot zu identifizieren. Man kann das Angebot mit Hilfe von Datum und Nummer eindeutig referenzieren und vermeidet Unklarheiten oder Missverständnisse.

Titel

Mit einem aussagekräftigen Angebotstitel oder Betreff kannst du Neugier wecken und die Richtung vorgeben. Der Titel sollte, ähnlich wie eine Überschrift in der Print-Werbung, inspirieren und überzeugen. “Ein suchmaschinenfreundlicher Online-Shop” oder gar “Mehr Kunden gewinnen mit unserer Online-Shop-Lösung” zeigen die Richtung auf, ohne zu viel zu versprechen.

Welches Problem soll gelöst werden?

Sofern die Anfrage nicht komplett trivial oder standardisiert ist, hast du bestimmt mit dem Interessenten ein Erstgespräch geführt. Und in diesem Gespräch hast du herausgearbeitet, welches Problem der Anfrage zu Grunde liegt. Es kommt nicht selten vor, dass Kunden dieses eigentliche Problem in der Anfrage gar nicht (direkt) erwähnen, weil sie in Lösungen denken.

Die Erfolgsaussichten deine Angebots verbessern sich aber massiv, wenn du verstanden hast, was der Kunde wirklich erzielen möchte. Und wenn du dieses Verständnis in deinem Angebot dokumentierst.

Falls du noch nicht soweit bist, verschiebe die Angebotserstellung und lies zunächst, wie du eine Anfrage bewerten und die wahren Ziele des Kunden herausfinden kannst.

Mit diesen Erkenntnissen gerüstet, fasst du die Aufgabenstellung zusammen. Wie direkt du dabei die tatsächlichen Ziele des Kunden erwähnst, kommt auf die spezifische Situation an. In jedem Fall ist es super wichtig, dass der Kunde seine Ziele im Angebot wiederfindet. Dann sieht er sofort, dass du ihn verstanden hast.

Wie soll das Problem gelöst werden?

Als nächstes erläuterst du, mit welchen Mitteln deine Firma das Problem lösen wird. Es geht hier eher um eine grobe Zusammenfassung. Du beschreibst eine Brücke von der Vergangenheit mit Problem in eine Zukunft ohne Problem.

Es ist durchaus sinnvoll, mit dem Zielbild “Zukunft ohne Problem” einzusteigen und dann den Lösungsansatz aus Sicht des Kunden zu schildern. Wie funktioniert die Lösung für den Kunden? Welchen Nutzen stiftet die Lösung?

Um es klar auszudrücken: du sollst hier kein Lösungskonzept beschreiben. Das passiert, sofern nötig, im Rahmen des Auftrags. Ein detailliertes Konzept würde auch das Risiko erhöhen, dass der Interessent damit einen Billiganbieter beauftragt.

Zusammenfassend soll dein Angebot aufzeigen, dass dein Lösungsansatz den Auftraggeber in eine Zukunft frei vom genannten Problem führt.

Leistungen und Preise

Das Ziel ist klar. Die Route ist klar. Welche Schritte müssen unternommen werden, um entlang der Route ans Ziel zu gelangen?

Bevor du die Leistungen mit ihren Preisen auflisten kannst, musst du entscheiden, ob diese als Festpreis oder nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden sollen.

Die Leistungen sind gleich. Aber die Preise unterscheiden sich. Ein Festpreis muss einen Puffer für Nacharbeiten, Korrekturen oder Änderungswünsche enthalten. Diese fallen bei der Abrechnung nach Aufwand weg oder geringer aus, weil sie meist abgerechnet werden können.

Es gibt weitere Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen. Mehr dazu und zu den Stärken und Schwächen beider Ansätze findest du im Artikel über die Abrechnung nach Festpreis oder nach Aufwand.

Unabhängig vom Abrechnungsmodus muss aus dem Angebot hervorgehen, welche Leistungen erbracht werden.

Nach unserer Erfahrung ist es sinnvoll, bei den einzelnen Leistungen nicht zu sehr ins Detail zu gehen. Wir verstehen eine Position als Bündel von Tätigkeiten, die gleichartig sind oder einen Projektabschnitt bzw. ein Zwischenergebnis ausmachen.

Einige Beispiele:

• Konzept erarbeiten
• Shop-System installieren und einrichten
• Design und Entwicklung der Schnittstelle
• Visuelles Design Visitenkarte
• Planung der Kampagne

Du kannst die einzelnen Punkte um eine Beschreibung ergänzen. Dort lässt sich erläutern, welche Teilschritte einfließen. Das hilft dem Kunden zu verstehen, wie sich der Aufwand zusammensetzt und damit die Investition zu rechtfertigen.

Fazit: die Kunst ist hier, einen vernünftigen Mittelweg zu finden, sodass genügend Details für eine plausible Kalkulation vorhanden sind und man sich dennoch nicht in Details verliert.

Optionale und alternative Leistungen

Optionale und alternative Leistungen sind Positionen, die im Angebot aufgeführt sind, aber erst einmal nicht zum Leistungsumfang gehören.

Optionale Leistungen kann der Auftraggeber auf Wunsch dem Auftrag hinzufügen und damit den Leistungsumfang erweitern.

Bei alternativen Leistungen hat der Kunde die Wahl, anstelle der Standardleistung eine abweichende Leistung zu bestellen. Damit lassen sich ganz einfache, gleichwertige Variationen (rot oder grün) abbilden oder auch sehr unterschiedliche Varianten (Standard-, Komfort- oder Luxusausführung).

Beide Ansätze haben unterschiedliche Vor- und Nachteile. Aber beide eignen sich sehr gut, mit einem breiteren Spektrum an Leistungen den Kunden zu überzeugen. Mehr Details findest du in unserem tiefergehenden Artikel über optionale und alternative Leistungen.

Freizeichnungsklauseln

Sofern nichts anderes angegeben wird, ist ein Angebot verbindlich. Das heißt, wenn der Interessent das Angebot annimmt, ist der Auftragnehmer an sein Angebot gebunden.

Die meisten Freizeichnungsklauseln sind für Kundenprojekte wenig sinnvoll. “Solange der Vorrat reicht” oder “Angebot unverbindlich” sind primär für Werbeangebote gedacht, weniger für individuelle Angebote, die als Reaktion auf eine Anfrage vorgelegt werden.

Eine Ausnahme gibt es aber doch: die Befristung des Angebots. Die ist sogar so wichtig, dass wir ihr das folgende Kapitel spendiert haben.

Gültigkeit und Annahmefrist

Dein Angebot sollte eine Klausel zur Befristung enthalten wie z.B.: “Dieses Angebot gilt bis zum 19. April”. Das sorgt für Klarheit auf beiden Seiten.

Fehlt eine solche Freizeichnungsklausel, setzt man sich vermeidbaren Risiken aus. Welche das sind und welche Regeln dann gelten, erklärt der Artikel Wie lange ist ein Angebot gültig?

Ein weiteres, vielleicht noch wichtigeres Argument für die Fristsetzung ist, dass sie den Empfänger unter einen gewissen Entscheidungsdruck setzt. Die Frist erzwingt eine zeitnahe Entscheidung.

Welche Annahmefrist ist sinnvoll? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bei projektbezogenen Aufträgen liegt die Annahmefrist in der Regel im Bereich von mehreren Wochen. Große Unternehmen nutzen gerne ihre Marktmacht und treffen die Vergabeentscheidung nach ihrem eigenen Zeitplan. Dies sollte gegebenenfalls im Einzelfall berücksichtigt werden. Wenn keine besonderen Gründe dagegen sprechen, empfehlen wir eine Annahmefrist von vier Wochen.

Fazit: die Befristung eines Angebots hat keine Nachteile und nur Vorteile. Sie schafft Klarheit und vermeidet unnötige Auseinandersetzungen. Du solltest deine Angebote immer mit einem konkreten Datum befristen. Idealerweise erfolgt die Fristsetzung im Rahmen der Handlungsaufforderung am Ende des Dokuments.

Etwas Eigenwerbung am Rande: mit unserer Angebotssoftware Grip geht die Befristung automatisch.

Bedingungen/Mitwirkung des Kunden

Gibt es Dinge, die vom Kunden oder von Dritten beigesteuert werden (müssen)?

Beispiel: Eine Agentur erhält eine Anfrage über Design und Erstellung einer neuen Unternehmenswebsite. Die Texte liefert das Unternehmen selbst, die Fotos ein Fotograf.

Abhängigkeiten zu Leistungen außerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs müssen im Angebot klar benannt sein. Es empfiehlt sich festzuhalten, wer die Zulieferung beauftragt, wer diese leistet und bis wann die Zulieferung zu erfolgen hat und was bei Verzögerungen geschieht.

So könnte die Agentur aus dem obigen Beispiel folgende Punkte festlegen:

1. Der Kunde beschafft Texte und Fotos für die Website. Fotos und Texte werden bis zum 18. Juni zur Verfügung gestellt. Der Kunde stellt sicher, dass er über die Nutzungsrechte für Texte und Bilder verfügt.
2. Eine verspätete Lieferung der Texte und Fotos wird bis zum 25. Juni akzeptiert, wobei sich der Fertigstellungstermin der Website analog verschiebt.
3. Die Einbindung von Texten und Fotos, die nach dem 25. Juni geliefert werden, ist nicht von diesem Angebot abgedeckt und muss separat beauftragt werden.
4. Es wird vereinbart, dass eine verspätet oder nicht erfolgte Zulieferung der Texte und/oder Fotos die Abnahme der Website nicht verhindert oder verzögert.

Liefer-/Terminplanung

Werden die Leistungen über einen (längeren) Zeitraum erbracht, sollte das Angebot eine grobe Terminplanung enthalten. Aus Kundensicht am interessantesten ist der Fertigstellungstermin. Eine Termin- oder Ablaufplanung ist dennoch sinnvoll, weil sie dem Kunden einen Einblick in die notwendigen Arbeiten vermitteln kann.

Die Terminplanung kann absolut oder relativ erfolgen. Bei der relativen Terminplanung bleibt der konkrete Starttermin offen und es wird nur die Dauer der einzelnen Projektphasen genannt. Dem Kunden sollte in diesem Fall der grobe Zeitraum genannt werden, in dem das Projekt abgewickelt werden wird.

Eine absolute Planung erfolgt mit konkreten Terminen. Der Starttermin muss nach dem Ende der Annahmefrist liegen. In diesem Fall muss die verfügbare Kapazität und bereits bestehende Verpflichtungen sehr genau berücksichtigt werden.

Wenn die eigenen Leistungen abhängig sind von der Mitwirkung des Kunden, müssen diese Abhängigkeiten auch in der Terminplanung aufgeführt werden. Das gilt auch für Leistungen Dritter, die durch den Kunden beauftragt werden. Für diese Zulieferungen sollte das Angebot möglichst konkrete Fälligkeitstermine nennen. Das unterstreicht deine Professionalität und vereinfacht die spätere Zusammenarbeit.

Zahlungsbedingungen

Der Standard in Deutschland ist die Bezahlung der Leistung nach deren Erbringung. Insbesondere bei länger laufenden und/oder aufwändigen Projekten führt das zu einem hohen Risiko für die eigene Liquidität. Die Ausgaben laufen weiter, die Einnahmen verzögern sich bis nach Projektabschluss. Dadurch steigt das Risiko einer Zahlungsunfähigkeit. Auch das Risiko eines Totalausfalls der Forderungen ist erhöht.

Um diese Risiken zu senken, sollte das Projekt in Phasen unterteilt werden, die einzeln abgerechnet werden. Dadurch wird eine faire Risikoverteilung erreicht: der Kunde erhält einen Teil des Nutzens und bezahlt einen Teil des Preises. Diese Vorgehensweise ist bspw. im Hausbau mit einem Bauträger üblich.

Folgende Zahlungsmeilensteine können sinnvoll sein:

1. Projektstart: Anzahlung zu Beginn der Tätigkeiten
2. Vorbereitende Maßnahmen erbracht: z.B. Konzeption, Briefings, Workshops etc.
3. Hauptleistung erbracht: Umsetzung / Durchführung der Tätigkeit
4. Nachbereitung abgeschlossen: Übergabe, Auswertung, Abnahme, Go-Live

Welcher Anteil zum jeweiligen Meilenstein abgerechnet wird, sollte sich grob am Nutzen und Aufwand der Phase orientieren. Für das obige Beispiel könnte die Verteilung folgendermaßen aussehen:

Für einfachere Projekte bietet es sich häufig an, in zwei Zahlungen abzurechnen: 50% Anzahlung, 50% nach Projektabschluss.

Auch das Zahlungsziel spielt bei der Risikobetrachtung eine Rolle. Ein längeres Zahlungsziel erhöht das Risiko ebenfalls. Letztlich sind diese Punkte Verhandlungssache und damit auch eine Frage der Macht.

Eine detaillierte Erläuterung mit einem Beispiel findet sich in unserem ausführlichen Artikel über Zahlungsbedingungen.

Anmerkung zu Großkonzernen

Große Konzerne der DAX-Liga sind meist in der Lage die Zahlungsbedingungen zu diktieren. Diese Unternehmen sind in aller Regel sehr zuverlässig und stabil. Und es kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein, weniger vorteilhafte Konditionen zu akzeptieren. Trotzdem sollte auch hier eine (nüchterne) Abwägung von Chancen und Risiken erfolgen–vielleicht auch unter Berücksichtigung des Bauchgefühls. Die “Pleite” des DAX-Unternehmens Wirecard hat mit Sicherheit neben all den anderen Schäden auch zahlreiche unbezahlte Rechnungen hinterlassen. Das ist zwar die große Ausnahme, aber dennoch ein warnendes Beispiel.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Ein Hinweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) deines Unternehmens inkl. Link oder Dokument sollte im Angebot enthalten sein.

Vorstellung des Unternehmens

Insbesondere wenn das Angebot am Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung steht, darf die Vorstellung des anbietenden Unternehmens nicht fehlen. Dabei wirkt es besonders überzeugend, wenn du mindestens einen Grund nennst, warum deine Firma die beste Wahl für dieses Projekt ist. Diese Aussage sollte möglichst mit Referenzen, Fallstudien, Testimonials, einem Portfolio etc. untermauert werden.

Alternativ kann auch “das Team” vorgestellt werden, das den Auftrag ausführen wird. Dies kann hilfreich sein, wenn das Unternehmen neu ist, die Projektbeteiligten aber in den relevanten Gebieten Erfahrung vorweisen können.

Handlungsaufforderung (Call-to-action)

Als abschließenden Punkt stellen wir sicher, dass der Kunde weiß, wie es weiter geht. Wir stellen sie ans Ende des Dokuments, da dies der Punkt ist, an dem sich der Kunde fragt, was als nächstes kommt.

Die Handlungsaufforderung sollte in einem professionellen Angebot klar und deutlich formuliert werden. Es ist wichtig, dass sie eindeutig ist und dem Kunden genau sagt, was er tun soll.

Es kann auch hilfreich sein, dem Kunden eine Frist zu setzen, innerhalb derer er das Angebot annehmen soll, um ihm einen Anreiz zu geben, schnell zu reagieren.

Ein Beispiel für eine Handlungsaufforderung in einem professionellen Angebot könnte lauten:

“Wenn Sie unser Angebot annehmen möchten, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail mit. Oder falls Sie noch Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Sie erreichen mich unter 0000-000000 oder per E-Mail an mich@firma.de. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.”

Eigenwerbung

Mit Grip kann man automatisch ein Auftragsformular ins Angebot einfügen lassen, das dem Kunden die Angebotsannahme erleichtert. Noch komfortabler geht es mit dem Online-Versand des Angebots. Hierbei kann der Kunde das Angebot auf einer individuellen Landingpage öffnen, kommentieren und wie beim Online-Shopping annehmen.