Zahlungsbedingungen

Was versteht man unter Zahlungsbedingungen?

Die Zahlungsbedingungen regeln, wann und wie der Kunde einen Auftrag zu bezahlen hat. Sie bestimmen unter anderem die Zahlungsart (z.B. Überweisung, Lastschrift), das Zahlungsziel (Frist für die Begleichung der Rechnung), den Skonto (Rabatt für schnelle Zahlung) sowie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung (z.B. Vorkasse, Zug um Zug). Der letzte Punkt ist im Projektgeschäft oft von großer Bedeutung.

Warum sind Zahlungsbedingungen wichtig?

Zahlungsbedingungen sind wichtig, da sie die Finanzierung und das Risiko für beide Parteien regeln. Sie legen fest, wann und wie ein Auftrag zu bezahlen ist und geben beiden Seiten Planungssicherheit. Mit anderen Worten: Die Zahlungsbedingungen regeln, wie viel Geld abfließt, bevor Geld des Auftraggebers auf dem Konto deines Unternehmens eingeht.

Die Zahlungsbedingungen sind ein wichtiges Instrument des Risikomanagements. Der Auftragnehmer kann durch die Vereinbarung von Zahlungsbedingungen das Risiko von Zahlungsverzug oder -ausfall minimieren. Der Auftraggeber kann durch Zahlungsbedingungen dem Risiko einer verspäteten oder unvollständigen Leistungserbringung entgegenwirken. Diese Ziele sind gegenläufig und werden in Verhandlungen vereinbart.

Zahlungsbedingungen beeinflussen auch die Liquidität und den Cashflow eines Unternehmens, da sie festlegen, wann ein Unternehmen Zahlungen erwartet und wann es Zahlungen leisten muss.

Wie formuliere ich Zahlungsbedingungen?

Welche Zahlungsbedingungen sinnvoll sind, hängt vor allem vom Geschäftsmodell ab. Bei projektbasierten Leistungen ist die Vereinbarung von Teilzahlungen sinnvoll, um die eigenen Vorleistungen zu begrenzen.

Teilzahlungen / Zahlungstermine

Insbesondere bei längeren Projekten ist es sinnvoll, Teilzahlungen zu vereinbaren. Diese erfolgen Zug um Zug mit der Leistungserbringung. Idealerweise orientieren sich die Zahlungstermine an den Projektphasen und/oder an der Lieferung von Zwischenergebnissen.

Es wird vereinbart, dass die Leistungen Zug um Zug nach folgendem Plan in Rechnung gestellt werden.

Bei kleineren Projekten ist oft eine Anzahlung ausreichend:

Bei komplexeren Projekten sollten mehrere Teilzahlungen geleistet werden. Nachfolgend ein Zahlungsplan am Beispiel eines Softwareprojekts:

Wenn du dich bei der Vereinbarung von Abschlagszahlungen unsicher fühlst, ist es gut zu wissen, dass die Bezahlung Zug um Zug mit der Leistungserbringung in vielen Branchen längst Standard ist, so zum Beispiel in der Bauwirtschaft.

Ein weiterer Vorteil: Mit einer Anzahlung bei Auftragserteilung unterstreicht der Kunde sein Interesse an einer guten und produktiven Zusammenarbeit. Kunden mit "schlechten Absichten" werden dadurch eher abgeschreckt oder zumindest früher entlarvt.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel ist die Frist vom Erhalt der Rechnung bis zu deren Bezahlung. Eine typische Klausel lautet:

Als Zahlungsziel werden 14 Tage netto vereinbart.

Häufige verwendete Zahlungsziele:

1. Sofort
2. 7 Tage
3. 14 Tage
4. 30 Tage
5. 60 Tage

Auch ein Zahlungsziel von 90 Tagen ist uns schon begegnet. Um ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen zu vereinbaren, benötigt man laut BGB jedoch sehr gute Gründe (und gute Anwälte).

Skonto

Das Skonto ist ein Rabatt der in Verbindung mit einem verkürzten Zahlungsziel gewährt wird. Dem Auftraggeber wird ein Anreiz geboten, eine Rechnung früher zu begleichen. Dadurch kann man die Liquidität kurzfristig erhöhen. Auf Rechnungen sind gelegentlich Klauseln wie diese zu finden:

Zahlbar in 30 Tagen netto oder innerhalb einer Woche mit 2% Skonto

Kreditkosten von Skonto

Ein Skonto von 2 oder 3 Prozent mag auf den ersten Blick nicht viel erscheinen. Dennoch muss man die vorzeitige Bezahlung bei Gewährung von Skonto mit einem kurzfristigen Kredit vergleichen:

Der Auftraggeber stellt den Rechnungsbetrag einige Wochen vor Fälligkeit zur Verfügung und darf im Gegenzug 2 Prozent einbehalten. Geht man der Einfachheit halber davon aus, dass die Zahlung einen Monat früher erfolgt und nimmt man einen Skontosatz von 2 Prozent an, so entspricht dies einem einmonatigen Kredit mit einem effektiven Jahreszins von 24,5 Prozent. Häufig erfolgt die Zahlung nur zwei bis drei Wochen früher, wodurch die effektive Verzinsung noch ungünstiger wird.

Zahlungsmittel

Sofern man die im B2B-Bereich üblichen Zahlungsmittel Überweisung oder SEPA-Lastschrift akzeptiert, muss dies nicht explizit im Angebot geregelt werden. Anders verhält es sich, wenn ausschließlich weniger verbreitete Zahlungsmittel akzeptiert werden. Dies solltest du besser vorab mit dem Auftraggeber klären und im Angebot festhalten.

Sonstiges

Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, Mahngebühren, Gebühren für Rücklastschriften, Verzugszinsen o.ä. im Angebot zu regeln. Grundsätzlich sind solche "Kleinigkeiten" aber besser in den AGB aufgehoben. Die AGB sollten dem Kunden mit dem Angebot zur Verfügung gestellt werden. So bleibt der Kundennutzen im Vordergrund des Angebots.