Im Angebot Bruttobeträge ausweisen

Eine Sache, die unsere Kunden und wir an Grip Angeboten besonders schätzen, ist deren Schlichtheit. Die daraus resultierende Klarheit ist eine überzeugende Eigenschaft. Aus diesem Grund haben wir uns lange dagegen gesträubt, Steuer- und Bruttobeträge in unseren Angeboten auszuweisen. Denn das bedeutet: mehr Zahlen, mehr visuelles Rauschen.

Aber wo die einen nur Rauschen wahrnehmen, empfangen andere relevante Information.

Es gibt Situationen, in denen die einfache Klarheit nicht ausreicht oder nicht erwünscht ist. Jedenfalls haben wir immer wieder den Wunsch gehört, dass im Angebot die Umsatzsteuer als Beträge ausgewiesen werden sollte. Nicht sehr häufig, aber doch regelmäßig. Und aus verschiedenen Gründen.

Das hat uns veranlasst unsere Position zu überdenken. Wir entschieden uns, einen Balanceakt zu wagen. Wir wollten die Ausgabe von Bruttobeträgen ermöglichen und dabei die einfache Klarheit möglichst wenig stören.

Also gibt es in Grip nun die (optionale) Möglichkeit, der Kundin aufzuzeigen, welche Bruttobeträge auf sie zukommen. Und das sieht dann bspw. so aus:

Auszug aus Grip-Angebot mit Mehrwertsteuer- und Bruttobetrag
Preisangabe inkl. Mehrwertsteuer im Grip-Angebot

Falls du diese Möglichkeit bisher vermisst hast, kannst das Feature jetzt freischalten lassen. Melde dich einfach beim Support über das Hilfe-Menü.

Mehr Details findest du im Hilfe-Artikel zum Ausweisen von Mehrwertsteuer und Bruttobeträgen im Angebot.

Neue Layouts für Angebote

In den letzten Monaten haben wir hart gearbeitet, um die PDF-Erzeugung in Grip weiter zu verbessern. Und wenn wir heute auf das Ergebnis blicken, muss man sagen, dass sich der Einsatz absolut gelohnt hat.

Grip hat eine komplett neue PDF-Engine bekommen, die qualitativ sehr hochwertige Dokumente produziert. Und auf Basis dieser neuen Technik haben wir vier wunderschöne Layouts gebaut. Mit viel Liebe zum Detail.

Screenshot der Grip-Funktion zum Auswählen des Layouts. Gezeigt werden die neuen Layouts.
Vier neue Layouts für Angebote in Grip

Die neue PDF-Engine bietet zahlreiche Vorteile für die Erstellung von PDF-Dokumenten:

  • Hochwertiges Rendering
  • 29 neue Schriftarten
  • Mehr Varianten (Schriftstärken, kursiv)
  • Bessere Seitenumbrüche
  • Automatische Silbentrennung

Und daher werden die Angebote mit den neuen Layouts auch besonders schön. Hier ist ein Auszug aus einem Angebot auf Basis des Layouts Anseris mit geänderter Hauptfarbe.

Auszug aus einem Angebot auf Basis des neuen Layouts Anseris
Angebot auf Basis des Layouts Anseris (Auszug)

Auch mit einer stark vergrößerten PDF-Anzeige des obigen Abschnitts wird das Dokument perfekt dargestellt.

Auszug stark vergrößert
Auszug stark vergrößert

Die neuen Layouts sind auch gut anpassbar. Insbesondere die verwendeten Farben lassen sich besser ändernals bisher.

Wer die neue PDF-Erzeugung und die neuen Layouts ausprobieren möchte, kann dafür eine neue Probephase starten. Um die neuen Layouts in einem bestehenden Grip-Konto zu aktivieren, kontaktiere bitte den Support.

Etwas bewegen – mal anders

Wir alle nehmen regelmäßig Dinge wahr, die nicht optimal laufen. Auch in der Gesellschaft. Selten bleibt genügend Zeit, Geld und Energie, um selbst anzupacken und die Situation zu verbessern. Besonders zum Jahresende nutzen viele die Gelegenheit, indirekt etwas zu tun–mit einer Spende.

Als kleine Software-Firma haben wir heute die Arbeit der Free Software Foundation Europe mit einer Spende unterstützt. Software ist wichtig. Nicht jede Software muss frei oder Open Source sein. Aber die Ziele der FSFE verdienen Unterstützung.

Es gibt viele wunderbare Organisationen, die sich bemühen, die Welt, das Land oder auch „nur“ das Dorf zu einem besseren Ort zu machen. Überleg dir, ob du oder deine Firma einen Beitrag leisten kann. Es fühlt sich nicht nur gut an, sondern kann auch wirklich etwas bewegen.

 

Angebotsdokument vs. Kalkulation

Ich bin ein großer Fan ausführlicher Angebotsdokumente, die inhaltlich begründen, warum die eigene Lösung genau das Richtige ist. Das ist meist der richtige Weg, die Kundin zu überzeugen. Aber muss es wirklich immer ein umfassendes Dokument sein?

Nein, manchmal reicht auch eine einfache Kalkulation. Die Kalkulation weist im Wesentlichen nur die Leistungen mit ihren Preisen aus und enthält wenig weiterführende Information.

Es gibt zwei Gründe, die für eine simple Kalkulation sprechen:

  1. Arbeiten mit geringer Kreativität und/oder Schöpfungshöhe, zum Beispiel:
    • Nachdruck von Visitenkarten
    • Sehr kleine Web-Projekte
    • Einfache Anpassungen der Website
  2. Die gemeinsame Vergangenheit
    • Je mehr du mit der Kundin zusammengearbeitet hast, desto eher reicht eine Kalkulation. „Man kennt sich“. Die Kundin kennt eure Arbeitsweise und weiß worauf sie sich einlässt.

Wichtig: Ein Grund alleine reicht nicht aus. Es müssen beide Voraussetzungen erfüllt sein–nicht zu 100 Prozent, aber der eine umso mehr, je weniger der andere zutrifft.

Mehr Wert erzeugen mit optionalen Leistungen

Ein Angebot ohne optionale Zusatzleistung ist eine vergebene Chance.

Klar, das ist etwas zugespitzt. Jemandem etwas aufzuschwatzen ist nicht okay. Du hast dich reingehängt und das Vertrauen deiner Kundin gewonnen. Das zu missbrauchen wäre falsch—für beide Seiten. Was wir suchen, ist Mehrwert. Echter Mehrwert für die Kundin. Aber warum eigentlich? Warum nicht bei dem bleiben, was die Kundin angefragt hat?

Ganz einfach: Du bist Profi. Das ist dein Fachgebiet. Die Beratung der Kundin gehört zu deinen Aufgaben. Nicht das Überreden, sondern das Aufzeigen von sinnvollen Ergänzungen, besseren Lösungen oder auch mal einfacheren Varianten usw.

Lohnt sich das?

Mit optionalen Leistungen kann man zwei Dinge erreichen: zum Einen kannst du sinnvolle Ergänzungen zusätzlich anbieten und damit den Umsatz potenziell erhöhen.

Zum anderen kannst du optionale Leistungen einsetzen, um eine aufwändigere und eine einfachere Variante anzubieten. Letzteres ist besonders nützlich, wenn das Budget unklar ist. Denn der Vorteil hier ist, dass die Kundin eine Auswahl hat. Du konkurrierst mit dir selbst. Der Anreiz, weitere Angebote von Dritten einzuholen, wird reduziert. Und du setzt dem Wettbewerb gleich zwei Preispunkte entgegen.

Fragen stellen

Im Grunde denkst du bei der Erarbeitung des Angebots wahrscheinlich ohnehin schon über Fragen wie diese nach:

  • Was würde die Lösung noch wertvoller machen?
  • Was ist sinnvoll, aber (zunächst?) verzichtbar?

Das ist die perfekte Ausgangsbasis für optionale Zusatzleistungen im Angebot.

Einige Beispiele zur Anregung

  • Einmalige Leistungen
    • Verwendung eines CMS anstelle statischer Seiten
    • Einführende Schulung in der Bedienung des CMS
    • Einbindung eine Routenplaners in die Website
    • Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login
    • Datenschutzerklärung in Kooperation mit einem Anwalt (damit die Kundin sich nicht selbst darum kümmern muss)
  • Kontinuierliche / regelmäßige Leistungen
    • Wartung und Einspielung von Updates des CMS
    • Regelmäßige SEO-Überwachung und -Pflege
    • Backup und Wiederherstellung (besonders in Verbindung mit einem CMS)
    • Optimierung mit A/B Tests / Variantentests

Grip: Angebot annehmen mit optionalen Leistungen

In Grip kannst du eine Preisposition mit einem Häkchen optional machen. Und dann kann deine Kundin in der Online-
Ansicht und im Auftragsformular die gewünschten Zusatzleitungen super einfach auswählen und buchen.

Du hast die Kundin kennengelernt, die Anforderungen verstanden und einen Lösungsvorschlag erarbeitet. Du kennst dieses Projekt besser als das nächste oder übernächste in der Pipeline. Das ist nach einem Bestandskunden die nächstbeste Ausgangsbasis für den Vertriebserfolg.

Grip: Notizen zum Angebot machen und mehr (neues Feature)

Screenshot Notiz anlegen in der Übersicht zum Angebot

Wohin mit Anmerkungen zu Preisen oder anderen Besonderheiten eines Angebots? Häufig macht man sich während der Angebotserstellung Gedanken, die man nicht direkt in das Kundenangebot aufnimmt. Und dennoch möchtest du sie festhalten, weil sie inhaltlich relevant sind: Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, festzuhalten wie ein Sonderpreis zustande gekommen ist.

Am Kunden konnte man in Grip auch bisher schon Bemerkungen festhalten. Doch das hat Nachteile: man weiß nicht genau, auf welches Angebot sie sich bezieht und man kann nicht sehen, wer die Anmerkung gemacht hat. Weiterlesen

Todo-Liste: meine neue Aufgabenverwaltung

Dieser Beitrag ist Teil der Blog-Parade auf Selbständig im Netz. Wenn euch das Thema Todo-Listen interessiert, findet Ihr dort weitere Anregungen.

Ich verwalte meine Aufgaben mit Trello. Hauptsächlich. Es gibt eine Ausnahme. Doch dazu später mehr.

Konkrete Aufgaben verwalten

Trello ist ein wunderbares Werkzeug zur Verwaltung und Planung von allem möglichen. Es verwendet das Konzept von Karte, Liste und Tafel, auch bekannt aus Kanban-Systemen. Man kann damit Redaktionspläne erstellen, Feature-Wünsche verwalten oder Geschenkideen sammeln. Das sind nur einige der möglichen Anwendungsfälle, um das Potenzial von Trello anzudeuten.

Zurück zur Todo-Liste. Früher hatte ich sieben Listen auf meinem Trello-Board.

Trello: Hauptansicht eines Boards

Mein altes System mit Trello

 

Inzwischen habe ich mein System etwas umgestellt und nur noch folgende Kategorien:

  • Eingang (die Default-Liste für neue Aufgaben)
  • Heute (was heute wichtig ist)
  • Diese Woche (was diese Woche zu tun ist)
  • Erledigt (Yay! 🙂 )

Trello Board mit Beispiellisten und -karten

Meine neue Aufgabenverwaltung mit Trello

Trello-Karten kann man mit einem Fälligkeitsterminen versehen. Soweit nichts besonderes, das kann quasi jede Todo-Liste. Interessant wird es, wenn du das Kalender-Extra (engl. Power-Up) aktivierst. Dann kannst du zur Kalenderansicht wechseln und siehst die Aufgaben in einem Kalender. Auch noch nicht wirklich der Brüller.

Der Clou ist allerdings, dass man sich für jede Tafel einen Kalender-Feed erzeugen kann, über den man Karten zum Fälligkeitstermin in seinem normalen Kalender angezeigt bekommt. Das hilft mir sehr dabei, den Überblick zu behalten. Insbesondere, wenn man noch andere Dinge als reine Todos in Trello-Board verwaltet.

Sehr viele Details zu Trello werden im Trello-Blog (auf Englisch) erklärt. Auch im deutschsprachigen Internet gibt es schon zahlreiche Blog-Artikel. Den Trick mit dem Kalender-Feed habe ich übrigens erst kürzlich zufällig bei Web & Wissen entdeckt, wo Trello sehr ausführlich vorgestellt wird.

Ideen sammeln, Überlegungen ausarbeiten, Konzepte erstellen

Das andere Tool ist Workflowy. Eine auf den ersten Blick sehr simple Angelegenheit: Im Prinzip ist Workflowy eine einzige beliebig lange Liste. Aber die hat es in sich. So lässt sich beispielsweise in jeden beliebigen Punkt der Liste hineinzoomen, wobei der Rest der Liste außen herum ausgeblendet wird und nur dessen Unterpunkte übrig bleiben. Dadurch lässt sich sehr einfach die Flughöhe ändern: vom Blick auf das große Ganze bis hinunter zu den komplizierten Details eines Detailaspekts. Außerdem lassen sich Listen ganz oder teilweise mit anderen teilen. Man kann einzelne Punkte taggen oder jemandem zuweisen und noch viel mehr.

Workflowy Screenshot

Ausschnitt einer Liste in Workflowy

Ich nutze es hauptsächlich für Brainstorming und Ideensammlungen. Evernote würde dafür sicher auch funktionieren, aber mir gefällt die leichtgewichtige, schnörkellose Art von Workflowy einfach.

Aus diesen Sammlungen entstehen irgendwann konkrete Aktionspunkte, die erledigt werden müssen. Diese übertrage ich es nach Trello und markiere es in Workflowy als abgeschlossen. Das hält meine eigentliche Todo-Liste schlank und ich habe zugleich einen vollständigen Überblick über Ideen, Überlegungen und Konzepte.

Fazit

In eine Todo-Liste gehören nur konkrete Aktionspunkte. Dafür verwende ich mein Trello-Board.

Dinge, die ich vielleicht und/oder irgendwann angehen möchte, verstopfen die Aufgabenverwaltung und verstellen den Blick auf das Wesentliche. Diese Punkte und anderes sammele ich in meiner Workflowy-Liste.

Verwaltest du Aufgaben und Ideen getrennt voneinander oder gemeinsam? Welche Tools setzt du ein? Lass uns in den Kommentaren daran teilhaben.