Grip mit mite verknüpfen
Die Verknüpfung zwischen Grip und mite erfolgt pro Benutzer, da mite die Arbeitszeit einzelner Benutzer aufzeichnet. Als Erstes musst du den API-Zugriff in mite freischalten.
API-Zugriff in mite freischalten
In mite gehst du zu Account (1) / Benutzer (2). Dort setzt du das Häkchen zum Aktivieren des API-Zugriffs (3). Anschließend klickst du auf Speichern (4), um den Zugriff freizuschalten. Danach kannst du dir den API-Schlüssel anzeigen lassen (5). Kopiere den Schlüssel in die Zwischenablage.
API-Schlüssel in Grip hinterlegen
In Grip gehst du mit der Maus auf deinen Namen oben rechts im Menü, dann zu Benutzereinstellungen und dort klickst du den Punkt Zeiterfassung an.
Grip fragt nach dem Login des mite-Accounts und nach deinem persönlichen API-Schlüssel.
Wenn dein Grip-Konto mehrere Benutzer enthält, muss zuerst der Konto-Inhaber seinen Benutzer mit mite verknüpfen. Nur der Konto-Inhaber ist berechtigt, das mite-Account anzugeben, das Grip ansprechen soll.
- Gib die Login-Adresse (Subdomain) des mite-Kontos (1) an.
- Füge den API-Schlüssel (2) ein.
- Speichere die Eingaben (3).
Verknüpfte mite-Benutzer sollten die Berechtigungsstufe "Standard Benutzer" oder höher haben, da Grip in mite automatisch Projekte anlegt. Dafür ist mindestens der Standard-Benutzer notwendig. Grip ändert oder löscht keine Objekte in mite.
Arbeitszeit erfassen
Kunde und Projekt in mite automatisch anlegen
Steht die Anbindung an mite, kannst du beim Anlegen eines neuen Angebots festlegen, ob dafür Arbeitszeiten erfasst werden sollen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung aktiviert.
In diesem Fall legt Grip folgende Daten in mite an:
- den Kunden mit der Organisation aus Grip als Name
- ein Projekt mit dem Angebotstitel als Projektname
- eine Leistung (sofern nicht vorhanden) für das Erstellen von Angeboten
- einen Zeiteintrag für o.g. Projekt und Leistung mit laufender Stoppuhr
Wenn du für einen Kunden bereits ein Angebot mit Zeiterfassung erstellt hast, verwendet Grip denselben Kunden in mite, d.h. unter dem vorhanden mite-Kunden wird ein neues Projekt angelegt.
Dass die Stoppuhr läuft, erkennst du am Stopp-Button in orangener Schrift oben links im Dokumenten-Wizard. Mit dem Button kannst du die Stoppuhr starten und stoppen.
Analog dazu kannst du die Stoppuhr auch in der Übersicht des Angebots starten und stoppen.
Kunde, Projekt, Leistung ändern
Du kannst Kunden, Projekte und die Leistung “Angebot erstellen” in mite umbenennen oder ändern. Die Verknüpfung der Daten zwischen mite und Grip erfolgt anhand von technischen IDs, nicht anhand von Bezeichnungen und bleibt somit erhalten.
Wenn du einen Kunden oder ein Projekt in mite löschst, wird die Verbindung gekappt. Wenn du die Leistung “Angebot erstellen” löschst, wird diese mit dem nächsten Projekt neu angelegt.
Mit Stundensätzen arbeiten
Ist am Kunden in Grip ein Stundensatz hinterlegt, wird dieser an den Kunden in mite übertragen. Damit wird auf einfache Weise sichergestellt, dass Kalkulation und Abrechnung auf der selben Grundlage basieren. Abweichungen kannst du natürlich immer vornehmen.
Arbeitszeiten immer im Blick
In der Angebotsübersicht zeigt dir Grip eine kurze Zusammenfasung der wichtigsten mite-Daten zu diesem Angebot:
- Die Summe aller auf das Projekt gebuchten Zeiten
- Den Umsatz des Projekts
Damit behältst du den Arbeitsaufwand im Blick, sowohl während der Angebotsphase als auch danach. Du erkennst frühzeitig, wo es Handlungsbedarf gibt und kannst enstprechend agieren.
