Begriffe
Die hier genannten Begriffe können unterschiedlich verstanden werden. Bei Grip verwenden wir folgende Bedeutung:
- Kunde = Ansprechpartner = die Person, mit der du dein Angebot besprichst
- Kundenorganisation = Organisation = die Firma oder Einrichtung des Ansprechpartners
Wann ist eine Archivierung sinnvoll?
Manchmal benötigt man einen Kunden oder eine Organisation nicht mehr. Zum Beispiel wenn ein Ansprechpartner in Rente geht oder eine Firma liquidiert wird.
In solchen Fällen möchte man beim Anlegen eines Angebots den entsprechenden Eintrag nicht mehr vorgeschlagen bekommen. Wenn für diesen Kunden bereits ein Angebot existiert, lässt sich der Kunde nicht löschen. Um ihn dennoch zu verbergen, kann der Kunde oder auch die komplette Kundenorganisation archiviert werden.
Die Archivierung stellt keinen Schreibschutz dar. Archivierte Kunden bzw. Kundenorganisationen können weiterhin geändert werden.
Ansprechpartner archivieren
Wird ein Ansprechpartner archiviert, hat das folgende Konsequenzen:
- Es ist nicht möglich, für einen archivierten Kunden neue Angebote anzulegen.
- Archivierte Kunden werden aus den Suchergebnissen ausgeschlossen. An sie gerichtete Angebote werden hingegen weiterhin in der Suche ausgegeben.
- In der Liste der Kunden werden archivierte Ansprechpartner ganz am Ende aufgeführt.
Wenn du einen Kundenansprechpartner archivierst, bleibt die Kundenorganisation davon unberührt. Allerdings muss ein aktiver Ansprechpartner vorhanden sein, um ein Angebot für die Kundenorganisation zu erstellen.
Kundenorganisation archivieren
Wird eine Kundenorganisation archiviert, geschieht folgendes:
- Sämtliche Ansprechpartner der Organisation werden archiviert
- In einer archivierten Kundenorganisation können keine Ansprechpartner angelegt werden.
Ansprechpartner reaktivieren
Ein archivierter Kunde kann reaktiviert werden. Dadurch gelangt der Kunde zurück in den Normalzustand und sämtliche oben erwähnte Einschränkungen entfallen.
Wenn der Ansprechpartner zu einer archivierten Organisation gehört, wird die Organisation ebenfalls reaktiviert. Falls in der Organisation weitere Ansprechpartner vorhanden sind, bleiben diese archiviert und müssen ggf. manuell reaktiviert werden.
Kundenorganisation reaktivieren
Eine archivierte Kundenorganisation kann reaktiviert werden. Dadurch wird die Organisation in den Normalzustand versetzt und so können bspw. neue Ansprechpartner angelegt werden. Zur Organisation gehörende Ansprechpartner bleiben archiviert und müssen ggf. manuell reaktiviert werden.